Las empresas organizan seminarios para capacitar o presentar información a empleados, clientes, inversores y socios comerciales. Los organizadores utilizan una variedad de actividades de presentación, que incluyen conferencias, presentaciones magistrales, sesiones de preguntas y respuestas, mesas redondas, sesiones informativas, videos y presentaciones de diapositivas, para atraer al público y lograr sus objetivos.
Objetivos del seminario
Los objetivos del seminario determinan la elección de las actividades de presentación. En un seminario de capacitación, por ejemplo, el presentador puede querer desarrollar el conocimiento o la comprensión de un tema. Una conferencia apoyada por diapositivas o videos y sesiones de preguntas y respuestas sería una actividad apropiada. Si el objetivo es desarrollar habilidades, el presentador también debe incluir demostraciones. Un seminario para comunicar información importante, como un anuncio de un nuevo producto, resultados financieros o una fusión, debe incluir una presentación magistral, una mesa redonda y una sesión de preguntas y respuestas.
Conferencias y presentaciones magistrales.
La actividad de presentación más básica es una charla o conferencia de un experto en la materia. Si hay varios presentadores en un seminario, algunos pueden dar presentaciones magistrales. Las notas clave son presentaciones que cubren los temas más importantes y generalmente son dadas por ejecutivos de alto nivel o figuras líderes de la industria. Mientras que las conferencias y los discursos imparten información, son una forma de comunicación unidireccional y dependen de oradores competentes para captar la atención de la audiencia.
Material de soporte de altavoz
Las diapositivas, los videos y otras ayudas visuales, como rotafolios y diagramas, ayudan a los presentadores a explicar conceptos complejos o hacer que los datos sean más claros. Las diapositivas deben ser simples y ordenadas para que la audiencia escuche al presentador, en lugar de leer la información en pantalla. Apple Corporation recomienda colocar videos cortos en presentaciones más largas para retener la atención de la audiencia.
Sesiones de trabajo
La introducción de sesiones individuales incrementa la participación de la audiencia en un seminario, ayuda a reforzar el contenido de la presentación y proporciona a los organizadores comentarios inmediatos sobre las sesiones de seminario. Los grupos pequeños se reúnen en áreas separadas, dentro o fuera de la sala de seminarios principal. Ellos discuten el contenido de las presentaciones y reportan sus puntos de vista al resto de la audiencia. Una compañía que presenta un nuevo producto a su fuerza de ventas, por ejemplo, podría pedir a los representantes de ventas que discutan y propongan formas de presentar el producto a los clientes durante la sesión de trabajo.
Mesas redondas y sesiones de preguntas y respuestas.
Organizar una sesión de mesa redonda durante un seminario le brinda a la audiencia la oportunidad de escuchar las opiniones de diferentes expertos que discuten un tema importante. Idealmente, los participantes deben provenir de diferentes orígenes o tener puntos de vista opuestos para dar a la audiencia una perspectiva equilibrada. La introducción de una sesión de preguntas y respuestas permite a la audiencia descubrir más sobre un tema desde su propia perspectiva. Los organizadores pueden invitar preguntas desde el piso después de cada sesión del seminario o pedir a la audiencia que proporcione preguntas antes del seminario, con los presentadores respondiendo durante una sola sesión. El primer enfoque ayuda a crear un diálogo entre la audiencia y los presentadores, pero puede causar problemas con los horarios de los seminarios si las sesiones de preguntas y respuestas se superan.
