El propósito principal de las herramientas de gestión de proyectos es ayudar a los gerentes a planificar, ejecutar y controlar todos los aspectos del proceso de gestión de proyectos. Las compañías confían en las herramientas clave para administrar un proyecto para asegurar que cada tarea se complete a tiempo y para equilibrar la carga de trabajo del personal para una administración óptima del tiempo. Debido a que las herramientas de administración de proyectos mejoran la eficiencia de los recursos y aseguran el alcance del proyecto, tales herramientas son especialmente importantes para los gerentes de proyectos involucrados en proyectos grandes y complejos.
Estimación, planificación y seguimiento
Las herramientas de gestión de proyectos, como los planes de proyectos, las asignaciones de tareas, los presupuestos de proyectos y los diagramas de Gantt (diagramas de barras para la planificación y programación de proyectos) permiten a los gerentes de proyectos estimar, planificar y seguir proyectos de manera efectiva. De hecho, muchos ven el desarrollo de planes de proyectos como la fase más crítica en el proceso de gestión de proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos permiten a los gerentes definir claramente metas y objetivos.
Asignar y programar recursos
Las herramientas de gestión de proyectos son críticas en el área de recursos. Las herramientas como los diagramas de Gantt y los informes de tiempo y gasto de recursos permiten a los gerentes de proyectos asignar y programar recursos. Estas capacidades se utilizan en las áreas de fabricación y producción en particular.
Tipos de herramientas de gestión de proyectos
Muchas de las primeras aplicaciones de gestión de proyectos fueron herramientas de propósito general no diseñadas para un aspecto específico de la gestión de proyectos o para una industria en particular. Ahora, los desarrolladores de software han creado herramientas de gestión de proyectos dirigidas a industrias específicas. Y estas herramientas de administración de proyectos vienen en diferentes tipos: herramientas basadas en papel, como plantillas, listas de verificación y formularios; herramientas automatizadas, que podrían residir en las computadoras locales para usuarios primarios o residir en un servidor de red para diferentes usuarios; y herramientas basadas en web.
Software libre vs. software de pago
El software gratuito de gestión de proyectos está disponible para los gerentes de proyectos. Dicho software incluye aplicaciones de escritorio y servicios basados en web. Aunque gratis, podrían rivalizar con las aplicaciones basadas en tarifas en términos de beneficios y características. No obstante, el software libre puede no tener suficientes características fundamentales para algunos profesionales de la gestión de proyectos (escalabilidad, interoperabilidad limitada, portabilidad insuficiente, tiempo de respuesta rápido inadecuado), lo que hace que las aplicaciones basadas en tarifas sean preferibles para sus necesidades organizativas.
