Por varias razones, a algunos empleados no les gusta completar hojas de horas. Pueden verlo como tedioso y lento, o en el caso de los trabajadores asalariados o exentos, pueden verlo como innecesario. La ley laboral federal requiere que usted haga un seguimiento del tiempo de los empleados no exentos; esto representa la mayoría de los trabajadores por hora. Siempre que mantenga registros precisos, puede usar el sistema de cronometraje que desee. Hay algunas cosas que puede hacer para asegurar el cumplimiento y conseguir que los empleados reacios completen adecuadamente sus hojas de tiempo.
Establezca un sistema de cronometraje fácil de usar basado en el tamaño de su nómina. Por ejemplo, si tiene menos de 10 empleados, puede comprar hojas de tiempo estándar de un material de oficina y hacer que los empleados las completen semanalmente. Para aumentar la precisión, puede comprar un reloj de perforación estándar y tarjetas de tiempo en blanco. Si su nómina es considerable, considere un sistema automatizado que requiera que los empleados se registren a través de tarjetas magnéticas o huellas digitales o palmares.
Incorpore procedimientos de cronometraje en su manual del empleado. Esto incluye cuándo deben entregarse las hojas de tiempo y a quién deben enviarse. Indique claramente las consecuencias de violar ciertas reglas de partes de horas, como la terminación por falsificación de hojas de horas. Dé a todos los empleados una copia del manual.
Cree un calendario de nómina y distribúyalo a todos los empleados. Esto es útil cuando cambian los días de pago, como durante las semanas de vacaciones. El calendario muestra las fechas de inicio y finalización del período de pago, las fechas de presentación de la hoja de horas y las fechas de pago correspondientes durante todo el año.
Designe gerentes y supervisores para capacitar a los empleados nuevos y existentes sobre cómo completar las hojas de tiempo. Si tiene un sistema automatizado, si es necesario, pídale al proveedor que envíe a alguien para capacitar a los gerentes y supervisores, quienes a su vez deberían capacitar a sus empleados.
Simplifique el cálculo de la hoja de tiempo al requerir que los empleados redondeen hacia arriba y hacia abajo al cuarto de hora más cercano. Redondea el tiempo de uno a siete minutos y el tiempo de ocho a 14 minutos. Por ejemplo, si un empleado llega a trabajar a las 8:11 a.m., ella pone 8:15 a.m. en la hoja de tiempo. Si ella se registra a las 5:21 p.m., escribe 5:15 p.m. En muchos casos, los sistemas automatizados de cronometraje realizan el redondeo.
Restrinja las entradas de cronometraje solo a lo que cuenta. Por ejemplo, limite las entradas a horas regulares, horas extras, vacaciones, por enfermedad y personales, y tome descansos pagados. Requerir que los trabajadores asalariados fijos llenen las hojas de tiempo solamente, si es necesario.
Explique a los empleados lo que hay para ellos. Por ejemplo, digamos que la finalización adecuada acelera el procesamiento de la nómina, garantiza cheques de pago oportunos, acelera el ciclo de facturación y aumenta el flujo de efectivo. Haga que los gerentes o supervisores comuniquen los beneficios a sus subordinados.
Fomente una política de puertas abiertas para que los empleados puedan acercarse a sus superiores cuando tengan problemas con la hoja de asistencia.
Abstenerse de usar un sistema de penalización para que los empleados completen su hoja de horas de manera adecuada. Por ejemplo, la retención de cheques de pago hasta que los empleados envíen su hoja de horas puede estar prohibida por la ley estatal y crear un ambiente de desconfianza entre los gerentes y los empleados.
Consejos
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Antes de implementar las políticas de cronometraje, verifique con el departamento de trabajo del estado las reglas aplicables. Para el ejemplo, el estado podría tener regulaciones específicas para el redondeo, el mantenimiento de registros y el uso de relojes biométricos.
