No todos los empleados cumplen con las expectativas. Cuando esto ocurra, debe escribir una carta disciplinaria o terminar formalmente a la persona por escrito. Es posible que algunos empleados no alcancen sus expectativas de que se enoje, pero aún debe escribir una carta disciplinaria en un tono profesional porque la carta es un registro de la compañía y su actitud se refleja en la compañía. No complique la falta de profesionalidad del empleado actuando de manera poco profesional.
Escriba la fecha. Omita una línea y escriba el nombre del empleado y la dirección de su casa en líneas separadas. Omita una línea adicional y escriba "Estimado Sr./Ms. (Apellido)" seguido de dos puntos. Incluso si tiene un primer nombre con el empleado, debe hacer un esfuerzo adicional para ser profesional en una situación en la que el empleado requiere disciplina. Usar el apellido también le ayuda a crear distancia, lo cual es útil cuando las noticias son negativas.
Comience la carta explicándole al empleado que su desempeño en el trabajo no ha estado a la altura de las expectativas, y luego detalle los problemas con su desempeño de una manera profesional y no emocional. Si corresponde, haga una lista de las fechas y horas de los principales incidentes, como retrasos o accidentes. Consulte cualquier regla específica que el empleado haya violado.
Explica qué pasará después. Si está disciplinando al empleado, explique que esta es su primera advertencia y que los delitos subsiguientes merecerán más advertencias con consecuencias más graves, como la suspensión o el despido. Si va a despedir al empleado, proporcione la fecha de vigencia de la terminación y cualquier otra información que necesite, como por ejemplo, cuando espera que desocupe su oficina.
Proporcione información de contacto en caso de que tenga alguna pregunta, y describa un proceso de apelación si tiene una. Agradezca al empleado por su cooperación y, si corresponde, dígale que le desea lo mejor en el futuro.
Cierre la carta escribiendo "Sinceramente" y omita tres espacios de línea. Escriba su nombre. Imprima la carta con el membrete de la empresa y firme su nombre sobre el nombre escrito.
