Las reorganizaciones pueden ser necesarias para reflejar los cambios en los modelos de negocios o las condiciones económicas, pero pueden ser perjudiciales para el personal y los clientes sin una planificación y ejecución adecuadas. El desarrollo de un plan estratégico para una reestructuración departamental requiere comunicación durante todo el proceso. Cuando finalmente se revela el plan, a algunos les pueden no gustar los resultados, pero nadie debería sentirse cegado por ellos.
Dígale a su liderazgo principal que está considerando reestructurar un departamento para reflejar las condiciones cambiantes del mercado. Forme un grupo de personas clave dentro de la empresa que sirva como equipo de análisis y planificación para analizar las necesidades comerciales que rodean al departamento y cómo debe verse cuando se complete la reestructuración.
Hable con los clientes y consumidores clave de los productos y servicios de su departamento para conocer sus expectativas para su departamento. Estos pueden ser clientes internos, clientes externos o ambos, según la situación. Determine qué problemas tienen con la calidad, la velocidad y la capacidad de respuesta de su departamento.
Identifique los motivos de la reestructuración y cómo este cambio agregará valor al departamento y al negocio. Relacione esto con la misión del departamento y las declaraciones de misión y valor de la compañía. A medida que continúe desarrollando el plan, asegúrese de que los cambios guíen a su departamento por este camino.
Analiza los procesos actuales de tu departamento. Compare eso con su misión organizativa y separe los procesos centrales de aquellos duplicados en otros lugares dentro de la empresa o que sean secundarios para completar los objetivos del departamento. Identifique las brechas entre el rendimiento real y el deseado. Determine cómo la estructura existente permite o dificulta el rendimiento y la satisfacción del cliente.
Rediseñe los procesos para ayudar a determinar el mejor camino para crear una estructura departamental más eficiente. Estas revisiones deben mejorar la satisfacción de los clientes y partes interesadas y aumentar la eficiencia. La reducción de costos también puede ser parte de estos objetivos, pero considere esto en relación con el rediseño del proceso. Las reducciones en la fuerza laboral que socavan su capacidad para llevar a cabo los procesos necesarios no ayudarán a que su departamento tenga éxito.
Determine dónde la estructura organizativa necesita alteración. Es posible que sea necesario crear nuevas posiciones o que las posiciones actuales necesiten que se aclaren sus funciones y expectativas. Evalúe si su personal actual tiene las habilidades y capacidades para cumplir nuevos roles y requisitos. De lo contrario, deberá desarrollar un plan de capacitación para que estén al día o hacer nuevas contrataciones para llenar la brecha.
Planifica tu estrategia de implementación. Desarrolle un marco de tiempo para cuando esta nueva estructura será instalada. Aclare quién en la nueva estructura departamental tiene poder de decisión. Escriba un nuevo organigrama y descripciones de posición para aclarar a sus empleados cuáles son sus expectativas. Si necesita personal adicional, use esas descripciones de posición para guiarlo en la dirección correcta.
Póngase en contacto con su departamento de recursos humanos para planificar la transición. Determine si hay puestos en otra parte de la compañía para los puestos redundantes por la reestructuración del departamento. Si la reestructuración resultará en despidos, siga los procedimientos establecidos para asegurarse de que no haya sesgo en las decisiones.
Comunicarse con los empleados. Es probable que su personal vea una reestructuración como un medio para reducir el número de empleados, por lo que los empleados pueden ser escépticos acerca de la reestructuración. Al mantenerlos al tanto, ambos reducen la influencia de la fábrica de rumores y les dan la confianza de que hay un plan en marcha que no sea solo reducir el personal del departamento.
