Ser práctico en su negocio es algo bueno, pero eso no siempre se aplica a cada fase de las operaciones. La entrada de datos es un aspecto clave del negocio donde el cambio a procesos automáticos es casi siempre mejor. En las empresas muy pequeñas donde el propietario es el operador principal, todavía puede tener sentido hacer todo el ingreso de datos manualmente, aunque la actualización a un sistema automático puede hacer las operaciones más fáciles. Para las empresas con más de uno o dos empleados, también puede tener sentido financiero alejarse de la entrada de datos manual lo antes posible.
Desventaja: error humano
Por más que podamos, los seres humanos son más propensos a cometer errores que las computadoras. Si bien un sistema informático tiene la falla ocasional, generalmente registra datos y los organiza de una manera más precisa que los seres humanos, con menos necesidad de verificación de errores. El procesamiento manual de datos requiere muchos más ojos para verificar y verificar dos veces la exactitud.
Desventaja: la velocidad
Se tarda mucho tiempo en ingresar los datos manualmente. Las máquinas y las computadoras son generalmente más rápidas que los humanos, lo que libera tiempo para que los empleados se centren en otras cosas. En lugar de escribir números durante todo el día, sus empleados podrían pasar más tiempo revisando el inventario, creando gráficos o elaborando proyecciones para el crecimiento futuro.
Desventaja: Costos Laborales
Cuesta mucho dinero pagar a las personas para que ingresen datos manualmente, y evita que los empresarios y otros empleados inviertan más tiempo en su punto de mayor contribución hacia la visión y misión de la empresa. El trabajo de muchos puede ahora ser completado por una sola persona, lo que significa que necesita menos empleados para el ingreso de datos, o que puede usar a sus empleados en áreas que comprometen mejor sus donaciones para acelerar el crecimiento de la empresa.
Ventaja: Costos del sistema
El ingreso manual de datos no requiere costosos sistemas, máquinas y programas. Los propietarios de pequeñas empresas no siempre tienen un gran fondo de inicio cuando inician las operaciones en marcha y despegan. Un sistema de procesamiento manual le permite a una empresa ingresar al juego sin tener que invertir una gran cantidad de capital precioso en computadoras, máquinas y métodos de procesamiento de computadoras.
Ventaja: Facilidad para pequeños arranques
Algunos empresarios tienen una buena idea de cómo realizar un seguimiento de los datos en papel utilizando hojas de contabilidad, pero no están tan cómodos con los sistemas informáticos. Durante un tiempo en el que es probable que esté aprendiendo muchas cosas a la vez para poner en marcha su negocio, es preferible dejar de aprender temporalmente un sistema de entrada de datos. Mientras mantenga registros precisos de forma manual, puede esperar a explorar esa opción hasta que el resto de sus operaciones diarias sean más rutinarias.
Ventaja: Mayor supervisión
Cuando mantiene registros a mano, tiene control sobre las categorías en las que se coloca cada número individual. Si su empresa tiene necesidades únicas que hacen que las ventas o las tendencias sean difíciles de rastrear de forma automática, es posible que deba realizar un seguimiento de estos números manualmente.Por ejemplo, las agencias de servicios sociales que registran los cambios en la dinámica familiar o el alivio de la angustia emocional podrían encontrar que los métodos de procesamiento manual de datos son más precisos que los métodos automatizados.
Transición de entrada manual a datos modernos
Si bien la entrada manual de datos es a veces más fácil con una empresa muy pequeña y permite menores costos para hacer rodar la bola, a medida que una empresa crece, también deben hacerlo sus métodos. Cuando esté listo para pasar de la entrada de datos manual a algo un poco más sofisticado, puede buscar programas como Quicken, QuickBooks o el programa gratuito ZipBooks. Cualquier programa de hoja de cálculo puede ayudarlo a categorizar otras medidas, como las tasas de éxito del programa, las tendencias de los empleados o los cambios en la dinámica y las proyecciones de manera fácil de entender. Es aconsejable ingresar los datos anteriores en unos pocos meses o años para que pueda ver las tendencias en los nuevos números a medida que los ingresa. En caso de duda, consulte a un contador o especialista en ingreso de datos para obtener ayuda por única vez o como cliente habitual. Soporte en el mantenimiento de registros de datos precisos para su negocio.
