La gestión del conocimiento, los sistemas de GC y los sistemas mejoran la solidez de la información al agregar datos de contexto y relaciones a los documentos almacenados. Los seis pasos de la gestión del conocimiento incluyen la creación, captura, análisis, indexación, almacenamiento y difusión de información. Al agregar información a los documentos, ya sea a través de etiquetas o análisis semánticos y ontologías de temas, los términos utilizados para describir y representar un área de conocimiento, los usuarios pueden encontrar respuestas completas más rápidamente.
Inteligencia de negocios
Los profesionales de inteligencia empresarial recopilan información de múltiples fuentes para comprender a los competidores de su empresa, el mercado y los clientes. Parte del trabajo del analista de negocios requiere distribuir información oportuna a los tomadores de decisiones. Un sistema KM le permite al analista producir informes significativos rápidamente extrayendo solo datos relevantes y fuentes de documentos almacenados en base a palabras clave, contexto e información de relaciones agregadas como etiquetas a los datos almacenados.
Gestión de proyectos
Varios aspectos de la gestión de proyectos se benefician de la experiencia y las lecciones aprendidas en proyectos anteriores, incluida la estimación de costos, la gestión de riesgos y la resolución de problemas. Cuando las organizaciones utilizan sistemas formales de gestión de conocimiento para capturar información del proyecto, el conocimiento disponible beneficia a los nuevos gerentes de proyecto a medida que aprenden su oficio. Los componentes centrales de los sistemas KM facilitan la comunicación de información relevante entre los miembros del equipo del proyecto, especialmente cuando el equipo trabaja en múltiples ubicaciones geográficas. La NASA usó herramientas KM en varios programas y reportó un tiempo exponencialmente reducido para extraer datos para análisis y creación de informes.
Apoyo a las decisiones
Las personas toman mejores decisiones cuando usan información oportuna y relevante. La ventaja de un sistema de gestión del conocimiento para el soporte de decisiones incluye encontrar solo información relevante debido al contexto agregado y a los datos de relaciones. Los sistemas KM a menudo ofrecen tecnologías inteligentes de búsqueda y visualización que facilitan la comprensión de los patrones y las relaciones.
Servicio al cliente
Los escritorios de ayuda y el servicio al cliente ayudan al uso de sistemas de gestión de conocimiento que rastrean problemas similares y ofrecen soluciones exitosas basadas en la retroalimentación. Al aplicar tecnologías de expansión de la información, como las ontologías, los sistemas KM se adaptan al estilo de cuestionamiento del usuario. Los NIH informan que los servicios de asistencia al paciente reciben cientos de correos electrónicos por día. Al utilizar un perfil de experiencia de los empleados basado en KM, el personal de la mesa de ayuda dirige las preguntas al experto más apropiado. Otras organizaciones han expandido con éxito la funcionalidad de la mesa de ayuda al crear un sistema automatizado de contestación de preguntas de administración del conocimiento.
