El éxito o el fracaso de una organización a menudo depende de su capacidad para comunicarse con sus miembros, según el Departamento de Comunicaciones de la Universidad Estatal de California. Las nuevas tecnologías, combinadas con audiencias culturalmente diversas, han aumentado la importancia de las comunicaciones organizativas, pero también han hecho que el campo sea más complejo. Comprender algunas de las barreras comunes puede mejorar la capacidad de comunicación de una organización.
Estructura defectuosa
Las audiencias necesitan una estructura para comprender un mensaje, y muchas comunicaciones están condenadas porque carecen de la organización adecuada, según Lee Hopkins, quien ha escrito más de 130 artículos sobre comunicación empresarial. La estructura es crítica, ya que sin una presentación, cuerpo y cierre, las audiencias tendrán dificultades para retener, recordar y procesar la información. Estas reglas se aplican a cualquier comunicación, desde correos electrónicos a presentaciones públicas y audiencias de cualquier tamaño.
Suposiciones
Dos supuestos comunes de comunicación significan un desastre para el éxito de una comunicación organizacional. Uno supone que todos los miembros de la organización tienen la misma base de conocimientos que el remitente del mensaje. El otro piensa que la información se difundirá de manera precisa y efectiva solo después de que solo uno o dos miembros la reciban. Free Management Library, una guía en línea de artículos sobre liderazgo, recomienda que la administración se comunique de manera proactiva, inteligente y estratégica con sus miembros. Las recomendaciones específicas de The Free Management Library incluyen establecer reuniones periódicas entre empleados y líderes, así como entre diferentes departamentos. Otros consejos incluyen entregar a los empleados copias escritas de las descripciones de los trabajos, manuales de los empleados y otros materiales críticos de la compañía.
La dependencia excesiva de la tecnología
Demasiada dependencia de nuevas tecnologías como mensajes de texto, Twitter u otros sitios web de medios sociales puede significar que no todos los miembros de la organización están recibiendo literalmente el mensaje. Por ejemplo, un blog elegante no será tan útil para los miembros que tienen que completar una tarea sin acceso a Internet. Jim Shaffer, autor de "The Leadership Solution", recomienda que los responsables de las comunicaciones de la organización revisen sus planes para asegurarse de que utilizan métodos que brindan la información que los clientes y empleados necesitan, en lugar de confiar en formatos que sean modernos o atractivos.
Demasiada información
Otro paso en falso común es creer que agregar detalle tras detalle a una comunicación lo hará más persuasivo cuando, de hecho, demasiada información puede apagar a una audiencia. La simplicidad es clave para crear comunicaciones organizacionales que permanecen con una audiencia. No importa cuánto ame un producto, comprenda una idea o tenga experiencia en una industria, respete dos o tres puntos principales, en lugar de hablar o escribir sobre todo lo que sabe, para transmitir su mensaje.
Olvidando los no verbales
Los responsables de las comunicaciones de la organización deben tener en cuenta las señales no verbales que pueden mejorar un mensaje preparado o desvirtuar o distorsionar completamente su significado. De acuerdo con mindtools.com, en la cultura occidental, el contacto visual, la postura adecuada y la ropa adecuada a la situación demuestran que el remitente del mensaje está interesado, es respetuoso, sincero y creíble.
