Los sistemas de ventas e inventario rastrean las compras, los envíos entrantes, el inventario almacenado y las transacciones de ventas en toda la organización. Los sistemas de ventas e inventario pueden ser tan simples como un sistema de bolígrafo y papel, o tan complejos como un paquete de software empresarial que conecta bases de datos contables, información de inventario y terminales de puntos de venta en varios continentes. No importa la escala, los propietarios de negocios implementan estos sistemas para lograr una serie de objetivos generales. Comprender los objetivos a los que sirven estos sistemas puede ayudarlo a diseñar e implementar el sistema ideal para su negocio.
Control de costos
Mantener los costos bajo control es una forma de contribuir a las ganancias de la línea de fondo. Un beneficio distintivo de los sistemas de ventas e inventario es su capacidad para controlar los costos en toda la organización. Estos sistemas pueden cumplir los objetivos estratégicos para reducir el desperdicio, el deterioro y los incidentes de mal manejo al hacer un seguimiento del inventario desde las compras hasta las ventas a los clientes finales. Los sistemas de inventario pueden rastrear las estadísticas de pérdida de inventario y crear informes diarios para los gerentes de primera línea, lo que les permite abordar problemas específicos en sus tiendas específicas.
Seguridad
Los sistemas de inventario y ventas también ayudan a reducir el robo y la colusión, lo que puede ser un problema persistente en ciertas empresas, como las operaciones minoristas. Los sistemas de inventario combinan las compras con los registros de ventas para garantizar que todos los artículos que ingresan se vendan o se contabilicen en los recuentos de almacenamiento de inventario. Los sistemas de inventario pueden simplificar las auditorías físicas imprimiendo informes detallados del inventario que se espera que esté disponible o integrándose con tecnologías de seguimiento como las etiquetas RFID para acelerar los procesos de auditoría.Los sistemas que incluyen etiquetas de seguridad para artículos de inventario y que rastrean las ventas por ID de vendedor pueden reducir los incidentes de colusión, lo que dificulta que los empleados de primera línea hagan mal uso de los descuentos de la compañía o ayuden en el robo.
Contabilidad
Los sistemas de inventario automatizados pueden ayudar a simplificar las actividades contables en una empresa, al servicio de los objetivos de mayor productividad y eficiencia, así como a la reducción de costos. Los sistemas de inventario y ventas pueden crear informes regulares y automatizados para el personal de contabilidad, dándoles acceso instantáneo a la información oportuna que se usará en la contabilización de cuentas del libro mayor, creando informes para la administración y redactando estados financieros.
Vigilancia
Independientemente de los objetivos que una empresa establezca como parte de su plan estratégico, la capacidad de monitorear el progreso hacia las metas es esencial. Las capacidades de seguimiento y generación de informes de estos sistemas hacen que los objetivos sean más transparentes, ya que los empleados pueden acceder a información oportuna sobre su progreso hacia los objetivos de ingresos, objetivos de reducción de costos y otros objetivos relacionados con el inventario y las ventas.
