Un sistema de inventario es vital para controlar los costos de compra y cumplir con los objetivos de servicio al cliente. Si bien un programa de administración de inventario electrónico es una herramienta de administración útil, la clave para un buen sistema reside en la solidez de los procedimientos que crea. Algunos de los elementos más críticos en un sistema bien desarrollado son las descripciones de los artículos, un sistema de numeración, unidades de medida estándar y el etiquetado preciso de los artículos.
Descripciones de artículos y números
Cree una lista de acciones que incluya una descripción y un número único de cuatro a ocho caracteres para cada artículo. Una buena práctica para crear una descripción es comenzar con un sustantivo y luego usar los adjetivos en orden descendente de importancia para describir el elemento. Las descripciones como "taza, café, grande, marrón", "taza, café, medio, blanco" y "taza, café, pequeño, blanco" son algunos ejemplos. Los números de los artículos deben simplemente identificar, no describir un artículo. Sin embargo, puede incorporar algunas letras de la descripción al principio de su número de artículo para facilitar la búsqueda de artículos. Por ejemplo, puede usar el número "CUC101" para identificar una taza de café y el número "CUS101" para identificar una taza de soda.
Decidir sobre unidades de medida estándar
Cree una lista de unidades de medida aprobadas para aclarar las listas de selección y los informes de inventario. Para la mayoría de las empresas, las medidas predeterminadas son las unidades en las que usualmente compra un artículo. Las unidades comunes son abreviaturas para términos como cada pieza, pie, libras o galones. Las guías de mejores prácticas recomiendan que escoja una abreviatura y aplique su ortografía y apariencia de manera consistente.
Establecer nombres de ubicación
Las ubicaciones asignadas pueden hacer que los artículos sean más fáciles de encontrar en cualquier almacén o almacén, sin importar qué tan grande sea. Si almacena artículos en más de una ubicación, asigne a cada ubicación un nombre o número de código, como "M" para el almacén principal y "S" para el almacenamiento de excedentes. Luego, divide la habitación en secciones y dale a cada uno un nombre único. Por ejemplo, las secciones pueden corresponder a un número de pasillo o contenedor. Complete esta tarea identificando las ubicaciones de los estantes para los artículos de inventario específicos. The Clearly Inventory Company recomienda usar un sistema de numeración en el que el número más bajo corresponda al estante más alto y descienda hacia el piso. Por ejemplo, una etiqueta como "M-2-4" le dice que un artículo está en el cuarto estante en el pasillo dos del almacén principal.
Inventario de etiquetas y tiendas
Cree una etiqueta para cada artículo de inventario que corresponda a la lista de existencias que creó. Realice un recuento de inventario físico a medida que etiqueta, almacena e ingresa información de artículos, unidades de medida y ubicación en una base de datos de inventario. Imprima los documentos de picking y recepción de la base de datos y utilícelos para actualizar la base de datos y crear informes de inventario.
