El archivo de documentos es el almacenamiento de la documentación que ya no está en uso activo, pero las organizaciones necesitan mantener esta documentación como un tipo de registro histórico. Normalmente, las organizaciones y las empresas archivan documentos, pero las personas también pueden archivar la documentación por varias razones. Una serie de consideraciones y métodos asociados al archivo de documentos. En algunos casos, una organización tendrá un conjunto de políticas bien definidas para administrar la documentación, dentro de las cuales la organización describe un procedimiento de archivo. Las organizaciones pueden archivar diferentes tipos de medios, incluidos los electrónicos, con relativa facilidad.
Propósito
Las organizaciones archivan documentos por diversos motivos, en la mayoría de los casos relacionados con el propósito general o el rol de la organización. A menudo, las organizaciones archivan la documentación porque es de importancia cultural o histórica. Alternativamente, una empresa puede tener una razón legal o financiera para mantener un registro confiable de la documentación pasada, para la cual el método de administración más efectivo es el archivo.
Consideraciones
Cualquier organización que necesite archivar documentos debe considerar cuidadosamente sus procedimientos. La decisión primordial es, naturalmente, decidir qué documentación debe archivarse, tanto en términos de operaciones pasadas como en curso. Para la documentación en curso que produce una organización, la organización puede llegar a algún tipo de calendario para el archivo. Los métodos de archivo también varían, y el avance de la tecnología informática ha introducido una gran cantidad de nuevas herramientas, que ofrecen soluciones eficientes y rentables en muchos casos.
Herramientas
A partir de 2011, las herramientas de software para el archivo de documentos han aumentado, brindando a las organizaciones más oportunidades para archivar a un costo menor. Las organizaciones pueden utilizar el archivo de software como una herramienta, no solo para los documentos que almacenan en formato electrónico, sino también para la documentación en papel y otros medios. Las organizaciones pueden escanear o convertir artículos no digitales para su almacenamiento en forma electrónica, reduciendo la cantidad de espacio físico requerido para el mantenimiento efectivo de registros.
Los riesgos
Los riesgos son inherentes a cualquier sistema de archivado de documentos, y las organizaciones deben considerarlos cuando crean una política de archivado organizacional. El beneficio de almacenar la documentación en formato electrónico solo es válido si los archivos están seguros. Por lo tanto, las organizaciones deben emplear salvaguardas adecuadas para proteger la estabilidad y la seguridad de un archivo, que las herramientas y los servicios de archivo abordan de diferentes maneras.
Beneficios
Los beneficios de tener un sistema de archivo de documentos efectivo se han incrementado con el advenimiento de las soluciones tecnológicas. Los registros electrónicos ocupan menos espacio físico y, en algunos casos, ni siquiera pueden residir dentro de las instalaciones principales de una empresa u organización. Por ejemplo, algunas organizaciones pueden usar un servicio de gestión de documentos externo. Otra ventaja del uso de registros electrónicos es que las organizaciones pueden hacer que el contenido archivado esté disponible fácil y rápidamente cuando sea necesario, a menudo en un formato electrónico con capacidad de búsqueda.
