Las actas de las reuniones de la iglesia proporcionan el registro oficial y legal de las acciones de la junta o comité. Son importantes internamente para la precisión histórica y también son utilizados por terceros; por ejemplo, prestando instituciones para establecer que la iglesia ha aprobado un proyecto de construcción antes de otorgarle un préstamo. Auditores y el IRS también mira las actas como prueba de que ciertas transacciones financieras fueron autorizadas. En la mayoría de las organizaciones, el secretario o el secretario de grabación toman las actas.
Contenido
Si bien el contenido específico varía según el comité, en general, las actas de todas las organizaciones de la iglesia incluyen:
- Detalles de la reunión, como la hora, la fecha, el lugar, quién asistió y quién presidió.
- Si la reunión se programa regularmente o una reunión especial y, si es especial, quién convocó la reunión y con qué propósito, adjunte una copia del aviso de la reunión.
- Registro ordenado de lo ocurrido en la reunión.
- Levantamiento y tiempo.
- Firma del secretario y, una vez aprobadas las actas, el oficial que preside.
Uno de los aspectos más desafiantes de la toma de minutos es determinar cuántos detalles registrar. La Comisión Histórica de los Hermanos Menonitas sugiere registrar los puntos principales de las discusiones que conducen a las decisiones, así como las alternativas consideradas y un resumen de por qué el comité eligió una alternativa sobre las otras. El Consejo Evangélico para la Responsabilidad Financiera sugiere que la junta establezca una política sobre los detalles que sea consistente independientemente de la secretaria individual. Se sugiere incluir suficientes detalles para demostrar que la junta fue prudente, pero no tanto que las actas se lean como una novela.
Tomando los minutos
Antes de que comience la reunión, obtenga una copia de la agenda. A medida que avanza la reunión, tomar notas detalladas relacionadas con los detalles de la reunión, informes de la junta, discusiones y acciones a medida que el consejo avanza a través de cada ítem de la agenda. Registre las mociones, resoluciones y decisiones textualmente, pero resuma las discusiones. Asegúrese de incluir el nombre de cada persona que hace una moción o que inicia una acción, y cualquier conflicto de interés declarado. Una vez que finalice la reunión, transcriba y condense sus notas para incluir los detalles apropiados y colóquelos en el formato adecuado, comenzando con los detalles de la reunión y luego procediendo en orden de la agenda.
Preservando los minutos
Una vez que haya completado el borrador del acta, distribuya el documento a los miembros. Los minutos que haya escrito para esta reunión se aprobarán, con o sin correcciones, en la próxima reunión. Una vez que se aprueben los minutos, prepare una copia final, luego firme el documento y pídale al oficial que preside que también lo firme. Almacena los minutos cronológicamente en un libro de actas de hojas sueltas, junto con la agenda de la reunión. Ese libro de hojas sueltas también debe contener una tabla de contenido y copias de los estatutos y la constitución de la iglesia. En algún momento, quizás anualmente, los minutos pueden ser vinculados profesionalmente.
