En el transcurso de una jornada laboral ocupada, es fácil perderse u olvidar detalles importantes. Es imperativo mantener un registro cuidadoso, especialmente durante las reuniones de negocios. Las actas sirven como un registro oficial de la reunión. Deben describir quién estuvo presente durante la reunión, qué se discutió y qué se decidió. Si se preparan con cuidado, pueden ser uno de los métodos más efectivos para mantener a todos informados y en la misma página sobre las decisiones comerciales pasadas, actuales y futuras.
Artículos que necesitarás
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Agenda de la reunión
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Toma nota de artículos o un procesador de textos.
Registre la fecha, hora y lugar de la reunión.
Lista, por orden de antigüedad, todos los asistentes.
Indique si hay quórum presente, si es necesario. No todas las reuniones requieren un quórum o un número mínimo de asistentes para que la reunión sea válida. Sin embargo, si se requiere un quórum y está presente, significa que las decisiones comerciales tomadas durante la reunión son válidas y ejecutables. Sin quórum, el negocio no puede actuar.
Describa los procedimientos en orden cronológico. Comience anotando cuándo fue convocada la reunión y por quién.
Anote el nombre de cada persona que comienza un tema y escriba los detalles más importantes sobre la discusión.
Escriba los nombres de las personas que están de acuerdo o en desacuerdo con lo que se está discutiendo y declare de manera concisa la naturaleza del acuerdo o desacuerdo.
Termine cada sección de la reunión con un resumen de la decisión final.
Continúe repitiendo los pasos 5 a 7 hasta que termine la reunión.
Escriba un resumen formal de la reunión basándose en sus notas. Use el membrete de la compañía y envíe la copia final a cada persona que asiste.
Consejos
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Use la agenda de la reunión como un esquema para sus actas de reunión. Las agendas típicamente describen los temas principales de la reunión. Usar la agenda como un esquema ayuda a mantener sus actas organizadas.
Si bien la tecnología puede ofrecer ciertos ahorros de tiempo, Neal Hartman, un profesor sénior en comunicación gerencial en la Sloan School of Management de MIT, sugiere en una columna en el sitio web de Forbes que prohíbe la tecnología en las reuniones para mantener a todos enfocados. Si decide utilizar la tecnología para ayudarlo a capturar las actas, considere implementar un software sin distracciones que bloquee temporalmente el acceso al correo electrónico, a Internet u otros programas además de un simple procesador de textos.
