Las reservas de crédito a menudo son necesarias cuando los clientes no pagan según lo acordado. La retención impide que el cliente compre bienes o servicios adicionales hasta que reciba el pago. Sin embargo, la carta requiere una consideración cuidadosa para que cumpla con el objetivo de cobrar en la cuenta mientras mantiene al cliente como cliente. Es posible que algunos clientes molestos por una carta de retención de crédito de la cuenta puedan llevar su negocio a otra parte. Es por eso que otras posibilidades de recolección son importantes antes de enviar la carta como último recurso.
Revise el historial de pagos en la cuenta. Confirme que el cliente ha recibido numerosos recordatorios de pago por correo y por teléfono.
Escriba la carta con un tono fuerte pero comprensivo mientras muestra aprecio por el cliente mientras insiste en el pago. En el primer párrafo, agradezca al cliente por apoyar su negocio y reconozca que los tiempos económicos difíciles u otras razones pueden hacer que cualquier cliente se atrase en una cuenta.
Anuncie la retención de crédito con la primera oración en el segundo párrafo para que sea el énfasis por sí solo. Escriba que, "Sin embargo, lamento que debemos suspender su crédito inmediatamente debido a la falta de pago". O use palabras diferentes que transmitan el mismo mensaje.
Detalle el saldo adeudado en el tercer párrafo y diga exactamente qué debe suceder para levantar la retención de crédito. Proporcione una fecha límite para el pago e informe al cliente que la asignación a un cobrador de deudas es posible.
Termine la carta nuevamente agradeciendo al cliente su lealtad. Coloque su número de teléfono directo en la carta e invite al cliente a llamar para discutir los acuerdos de pago.
