Un negocio minorista implica ventas, inventarios y otros elementos, lo que hace que la contabilidad sea detallada y compleja. La contabilidad, también conocida como el lenguaje de los negocios, ayuda a los propietarios y gerentes a tomar decisiones acertadas basadas en datos reales, no en instintos. Esa es una gran ventaja de usar información contable en un negocio minorista: la información financiera es en blanco y negro, sin espacio para chismes o ilusiones.
Inventarios
Los establecimientos minoristas deben llevar inventario para la venta a los clientes. Si el inventario es demasiado pequeño, la empresa puede perder ventas; si el inventario es demasiado grande, la empresa puede tener demasiado dinero vinculado al inventario que podría haberse utilizado para otra cosa. La gestión de inventario debe ser parte de un sistema contable minorista. Muchas empresas utilizan sistemas minoristas computarizados que incluyen la gestión de inventarios a través de códigos de barras. Cuando compra artículos, tienen un código de barras y se ingresan en el sistema; cuando vende los artículos, se eliminan automáticamente del inventario, lo que permite un buen control de los niveles de inventario.
Impuestos de ventas
Muchos estados, como California, no solo cobran impuestos sobre ciertas ventas minoristas, sino que también exigen a los proveedores que envíen el dinero al gobierno rápidamente. Un sistema contable debe calcular los impuestos sobre las ventas y registrarlos como un pago, un elemento que debe, no un ingreso. En un sistema manual, usted calcula los impuestos y los reserva en una cuenta separada también. La idea es saber qué pagará al gobierno cuando se deban los impuestos sobre las ventas.
Informes
Un sistema de contabilidad minorista, manual o computarizado, debe dar a los dueños de negocios informes sobre ventas, costo de bienes vendidos y otros gastos. Tradicionalmente, los informes contables incluyen un balance general, que muestra efectivo, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y saldo de inventario. Muchos sistemas de contabilidad ofrecen informes sobre cuentas por cobrar: quién le debe dinero, cuánto y por cuánto tiempo. Sobre la base de este informe, la administración puede tomar decisiones sobre colecciones y ventas futuras. Si un cliente le debe mucho dinero, puede que no tenga sentido extenderle más crédito.
Software especializado
Las empresas minoristas pueden ser muy diferentes entre sí, lo que requiere un enfoque más específico para seleccionar el software de contabilidad. Por ejemplo, una tienda de comestibles es diferente de una librería y ambas son empresas minoristas. Un software especializado dentro del sector minorista le brindará la mayoría de las funcionalidades que necesita para administrar su negocio, incluidos los informes comunes. Puede comprar un sistema general de contabilidad minorista, pero es posible que deba personalizar el programa para sus necesidades, lo que puede ser costoso.
