Mejore el tiempo de respuesta (TAT) en entornos de laboratorio clínico, por ejemplo, cuánto tiempo lleva procesar una muestra o prueba y devolver los resultados, utilizando los métodos Six Sigma. Six sigma mide las oportunidades y las fallas de calidad y trabaja para eliminar defectos basados en iniciativas de mejora del rendimiento basadas en datos. El término "defectos por millón de oportunidades" o DPMO proporciona un ideal de calidad del 99.9 por ciento. El uso exitoso de procedimientos six-sigma a menudo requiere un cambio importante en los sistemas de medición y el diseño del proceso.
Defina los servicios proporcionados, como análisis de orina o análisis de sangre, y mida los tiempos de turno actuales en general. Pídale al cliente que defina sus expectativas y analice la brecha. Use el incremento de medición más pequeño disponible, como segundos o minutos. Por ejemplo, el cliente quiere un turno de 30 minutos para un análisis de hemoglobina en sangre, y en este momento está rindiendo 60 minutos. El objetivo en este caso sería reducir el tiempo de giro actual en 30 minutos.
Eliminar la variación primero. Defina cada paso importante del proceso, como la admisión de clientes, la actualización de la computadora, la muestra extraída, la muestra etiquetada, la muestra analizada, la prueba validada, los resultados registrados, la notificación al cliente y la factura del cliente. Visualice todo el proceso creando un diagrama de flujo de nivel superior.
Indique a los empleados que manejen cada solicitud con un proceso uniforme de primero en entrar / primero en salir, de modo que cuando ocurra un problema reciba visibilidad. Céntrese en el flujo y no permita que los empleados dejen de lado el trabajo para aclararlo, ya que estas "situaciones de excepción" causan el 80 por ciento de la variación en los resultados.
Concentre sus esfuerzos en garantizar un proceso consistente, incluso si el proceso todavía no está dando los resultados que necesita.
Mida cada sub-paso en el proceso para ver cuánto tiempo toma. En este caso, encontramos que tenemos 5 minutos para la ingesta de clientes, 20 minutos de espera, 7 minutos para la extracción de sangre, 1 minuto para el etiquetado, 2 minutos para el análisis y 20 minutos de espera antes de que el empleado notifique los resultados al cliente. En este caso, el tiempo de espera o cola es lo que está consumiendo el tiempo de turno. Ajuste el proceso para minimizar el tiempo de espera.
Para hacer esto, identifique áreas que muestren desperdicio, como sobreproducción (haciendo cosas innecesarias, como copias), retrasos (en espera), transporte (datos o equipos en movimiento), movimiento perdido (caminar, pulsaciones de teclas sin valor agregado), inventario (mal administrado, no es suficiente, demasiado) y hacer productos defectuosos (agregar trabajo a algo que ya está defectuoso).
Desarrolle formas de agilizar el proceso y el flujo de comunicación mediante el cronometraje o el traslado del trabajo, la consolidación de tareas, la eliminación de actividades no valiosas y la adición de máquinas o personal.
Evalúe los laboratorios de la competencia para comparar cómo manejan los servicios de laboratorio clínico. Investigue oportunidades para aplicar nuevos programas, nuevas tecnologías y métodos para mejorar la precisión y la capacidad de respuesta.
Asegúrese de que los sistemas de medición sean consistentes entre el proveedor y el cliente. Por ejemplo, el cliente puede medir el proceso hasta el punto en que recibe los resultados, mientras que un proveedor puede medir el proceso hasta el punto de pago. Examine las necesidades reales del deseo de reducir los tiempos de giro y atienda estas áreas específicas cada vez.
Controle el proceso midiendo las entradas para asegurarse de que los pasos dentro del proceso permanezcan consistentes. Investigue las anomalías y descubra por qué ocurren los problemas. Sea proactivo contra la variación al mejorar la capacitación y los métodos de contratación. Si un técnico toma más tiempo que otro, averigüe por qué.
Por ejemplo, durante la etapa de extracción de sangre, se lleva al paciente a la habitación, se envuelve un torniquete alrededor de su brazo, el técnico toma la aguja con una mano y un hisopo con la otra. Después de limpiar el área, el técnico penetra la vena con una aguja, suelta el torniquete y luego extrae la sangre. Toman la etiqueta preformateada, la colocan en la muestra de sangre y la colocan en el área de prueba. Otro técnico habla incesantemente, extrae la sangre de la misma forma, pero en lugar de etiquetar y colocar la muestra de sangre en el área de prueba, el cliente sale por la puerta y se olvida de poner la muestra en el área de prueba hasta una hora más tarde. Esta sería la variación que debe eliminarse para mejorar el proceso.
Cambia la curva de la campana lenta y metódicamente, incrementalmente. Si el objetivo es reducir los tiempos de giro en un 50 por ciento o 30 minutos en total, entonces trabaje para reducir los segundos en cada paso del proceso. Establezca límites de control superiores e inferiores realistas examinando los rendimientos actuales. Por ejemplo, si el proceso de extracción de sangre tarda 7 minutos en promedio, establezca el límite inferior en 60 segundos y el límite superior en 420 segundos. Cada vez que una extracción de sangre demore más de 420 segundos, descubra por qué y elimine los problemas. Cada vez que una tarea dentro del proceso se perfecciona para tomar menos tiempo, se reducirá el tiempo total de turno, lo que lo acercará más y más a su objetivo.
Consejos
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El modelo de pensamiento crítico DMAIC o Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar se utiliza para las mejoras del proceso Six-Sigma.
Advertencia
Trabajar para mejorar un área del proceso puede afectar negativamente a otra área, por lo que debe tener en cuenta los cambios y sus efectos en los resultados generales del proceso. No tiene sentido perfeccionar el final del proceso si la parte inicial del proceso es donde se está perdiendo el tiempo.
