Si bien la contabilidad de ingresos y gastos en un entorno empresarial es un proceso complejo, los conceptos básicos de contabilidad son relativamente simples. Un sistema conocido como Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados define cuatro supuestos básicos, cuatro principios básicos y cuatro restricciones básicas para la contabilidad empresarial. Los cuatro principios básicos de GAAP tratan sobre la forma en que el dinero entra y sale de la empresa, así como la forma en que se documenta este flujo.
Principio de costo
El principio de costo establece que el costo real de los activos debe registrarse en lugar de registrar el costo basado en el valor de mercado o el ajuste de inflación. Esto garantiza que el costo registrado del inventario y otras compras se refleje con precisión en el libro contable. A veces, se hace referencia al principio como el "principio de costo histórico" porque los costos se registran en función del costo real en el momento de la compra, en lugar de ser un costo estimado o ajustado registrado en un momento posterior.
Principio de Ingresos
El principio de ingresos establece que los ingresos deben registrarse en el momento en que se obtienen, no en el momento en que se recibe el pago. Esto evita errores en la contabilidad causados por retrasos en los pagos, ya que cualquier dinero que aún se deba a la compañía es evidente dentro del libro contable. El principio de ingresos también sirve como base para el método de contabilidad de acumulación, lo que ocasiona que ocasionalmente se lo conozca como el "principio de acumulación".
Principio de congruencia
El principio de coincidencia establece que los gastos deben coincidir con los ingresos con los que están relacionados. Los gastos no se registran en el momento en que se generan, sino que se registran una vez que hacen una contribución a los ingresos. Esto permite evaluar fácilmente la rentabilidad de los bienes y servicios y también ilustra la conexión entre gastos e ingresos, ya que los productos y servicios se relacionan directamente con los ingresos que generan. Algunos gastos, como los costos administrativos y los salarios de los empleados, no pueden vincularse directamente con los ingresos, por supuesto; estos gastos se registran simplemente como gastos del período actual.
Principio de Divulgación
El principio de divulgación establece que toda la información financiera divulgada por una empresa debe divulgarse de una forma que sea fácil de entender y que esta divulgación debe compararse con el costo de compilar y divulgar la información. Cualquier información necesaria para comprender los estados financieros debe incluirse en el cuerpo de los estados, en las notas a pie de página o en los documentos complementarios que se proporcionan junto con los estados. La cantidad de información divulgada debe ser suficiente para que los ejecutivos corporativos tomen decisiones con respecto a la compañía; la información innecesaria debe simplificarse para mantener bajo el costo de producir las declaraciones.
