El trabajo de un planificador de reuniones puede ser desalentador dada la cantidad de detalles involucrados en la planificación y organización de una conferencia de oradores, pero si disfruta del desafío de la multitarea y es conocido por ser un maestro en el malabarismo de detalles, estará bien preparado para el trabajo.
Artículos que necesitarás
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Lista de verificación maestra
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Contratos de oradores
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Lugar de encuentro
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Plan de respaldo de emergencia
Comience a planificar su conferencia de oradores con al menos un año de anticipación; más tiempo si las personas que pretende presentar como oradores invitados son hombres y mujeres de alto perfil cuyos calendarios se llenan con años de anticipación. Cree una lista de verificación maestra que detalle cada tarea que se debe realizar para llevar a los oradores a la conferencia y los suministros, equipos y disposiciones que se deben obtener para organizar el evento.
Reserve un lugar para conferencias en un lugar de fácil acceso que esté convenientemente ubicado cerca de aeropuertos, transporte público, hoteles, restaurantes y otros servicios, ya que el personal de estos lugares está capacitado para manejar multitudes de conferencias 24/7. Pídale a su abogado que haga un borrador de un contrato estándar de oratoria para que tenga un acuerdo legalmente vinculante con cada orador para presentarse y participar en el evento.
Trabaje en la agenda de su conferencia para que los oradores estén programados a propósito. Asigne a los oradores más dinámicos para manejar la apertura de notas y las ranuras finales para que los asistentes se sientan entusiasmados con los comentarios del primero e inspirados por las palabras del último. Informe a los oradores sobre sus límites de tiempo e infórmeles la importancia de dejar tiempo para responder preguntas.
Solicite suministros, mesas de registro, arreglos para el alquiler de equipos, señalización, distintivos y un sistema de tarjeta de crédito / recibo de efectivo para aquellos que no hayan comprado boletos por adelantado. Envíe un calendario de confirmación a los oradores de la conferencia con varios meses de anticipación a la fecha para que los participantes tengan suficiente tiempo para hacer planes de transporte. Verifique las responsabilidades de su organización, por ejemplo, los reembolsos de tarifas aéreas, los alojamientos reservados previamente o los límites de gastos diarios, y asegúrese de que los oradores reciban una lista de eventos sociales a los que están invitados como parte de su visita.
Concebir un plan de respaldo que cubra posibilidades catastróficas: la muerte o lesión de un orador o un cambio de lugar de último minuto. Asigne voluntarios para que actúen como anfitriones de cada orador y reserve los servicios de limusina o taxi para conducir a los oradores si el transporte no está entre las responsabilidades del anfitrión. Completa tareas de última hora como ordenar bocadillos y cajas de agua para los oradores.
Reúna su resistencia durante los últimos días previos a la conferencia: si las ayudas audiovisuales desaparecerán, se producirán confusiones en la habitación del hotel y los aviones se retrasarán, esto suele ser el momento en que las cosas se salen de control. Mantenga su ingenio sobre usted y confíe en su lista de comprobación maestra. Una vez que haya escrito notas de agradecimiento para los oradores posteriores a la conferencia, hágase un favor y tómese unas vacaciones. Te lo has ganado.
