Los controles internos son revisiones, procedimientos o pautas para proteger y salvaguardar el negocio y la información financiera de una empresa. Los propietarios y gerentes de negocios son responsables de desarrollar e implementar controles internos para mantener los costos bajos y minimizar o evitar problemas. El inventario representa un activo físico costoso y considerable para la mayoría de las empresas. Los controles internos son necesarios para el inventario, ya que las compañías rara vez pueden sobrevivir si pierden inventarios sistemáticamente debido al robo, deterioro y obsolescencia.
Sistema de inventario
Los sistemas de inventario son métodos contables para administrar las transacciones financieras relacionadas con los artículos del inventario físico de una empresa. Dos sistemas comunes son los sistemas periódicos y perpetuos. Los sistemas de inventario periódico actualizan el libro de contabilidad una vez al mes o trimestralmente. Un método mejor y más controlador es el sistema de inventario perpetuo, que actualiza el inventario después de cada compra, venta y ajuste. Los sistemas de inventario les dan a los propietarios y gerentes una mejor idea del costo del inventario y sus efectos en el balance general, que es una parte importante de los controles internos.
Orden en proceso
Los controles internos crean limitaciones específicas en el proceso de pedido de inventario de una empresa. Los propietarios y gerentes generalmente dividen las tareas de ordenamiento de inventario entre varios empleados. Esto garantiza que una persona no ordena el inventario y lo roba cuando entra en el almacén de la empresa. Separar la orden de compra y el proceso de pago también es importante, ya que un empleado podría "ordenar" el inventario de una compañía falsa y enviar el pago a un apartado de correos postal alquilado por el empleado.
Almacenamiento
El almacenamiento es un procedimiento de control de inventario físico. Las empresas deben encontrar almacenes y distribuidores seguros, para que el inventario no sea robado o dañado. El almacenamiento adecuado también garantiza que la empresa tenga suficiente espacio para recibir y almacenar adecuadamente los productos de inventario. Las empresas deben tener suficiente espacio para conducir carretillas elevadoras, mover paletas y permitir que los trabajadores caminen por el almacén de manera segura sin dañar el inventario.
Conteos físicos
Los conteos físicos concilian el libro contable de la compañía con la cantidad real de inventario disponible. Las empresas suelen utilizar recuentos de ciclos o un recuento de inventario anual para este proceso. Los conteos de ciclos son conteos continuos donde las compañías requieren que los empleados cuenten un número específico de artículos cada semana. Los elementos de alto valor o populares pueden ser una característica constante de los recuentos de ciclos para garantizar que estos elementos no estén incluidos. Los conteos físicos anuales ocurren una vez al año, cuando la compañía cuenta todo su inventario de una vez en lugar de un proceso de conteo semanal.
