Una vez que los principales ejecutivos de una empresa aprueban el plan anual, comienza el proceso de implementación. La implementación adecuada requiere que todos los miembros de la organización sepan qué se espera de ellos. Si el plan se construye correctamente, cada departamento recibirá los recursos humanos y financieros que necesita para cumplir con los objetivos del plan. La implementación del plan comienza desde la parte superior de la organización y se filtra a cada empleado.
Implementación Significa Cambio
El plan de una empresa es una declaración de cambio. Describe los cambios en la estructura de la organización, la estrategia empresarial, los niveles de personal, los gastos presupuestarios, incluso en algunos casos cambios en los productos que ofrece la empresa o en los mercados a los que la empresa presta servicios. El cambio puede ser inquietante para las personas dentro de una organización. La implementación exitosa del plan implica explicar estos cambios de una manera lógica para que se entiendan las razones de los cambios.
Objetivos de transmisión
El plan de la compañía incluirá objetivos para cada departamento o área funcional. Algunos objetivos serán financieros, como cuotas de ventas para el departamento de marketing. Otros serán más cualitativos, como reducir las quejas de los clientes en un 25 por ciento. Comunicar los objetivos a cada jefe de departamento, y obtener su total cooperación, hace que la implementación del plan tenga un comienzo sólido. Cada gerente debe ver cómo el logro de los objetivos individuales se ajusta al éxito general de la empresa.
Priorizar y fijar fechas de vencimiento
Los gerentes deben decidir qué tareas departamentales deben realizarse, priorizar estas tareas y programar fechas de vencimiento para que cada tarea se complete. La implementación exitosa supone que los arquitectos del plan saben lo que cada departamento es capaz de lograr durante un período de tiempo determinado. Las fechas de entrega poco realistas causan frustración y pueden eventualmente disminuir la productividad.
Asignando responsabilidades
La implementación del plan requiere que cada persona, no solo el personal de nivel gerencial, en la organización sepa cuáles son sus funciones bajo el nuevo plan. El personal de supervisión recibe primero los objetivos y las responsabilidades, luego los divide en responsabilidades para cada persona que les informa.
Cooperación departamental
Una empresa es como una máquina con muchas partes móviles. Todos deben trabajar sincronizados para que la máquina funcione con la máxima eficiencia. Cada departamento dentro de una empresa requiere aportaciones, información y esfuerzo de otros departamentos. Parte de la implementación exitosa del plan es asegurarse de que las líneas de comunicación estén abiertas entre los departamentos para que puedan coordinar sus responsabilidades y plazos, y se fomente un espíritu de trabajo en equipo.
Mecanismos de información y retroalimentación.
A medida que avanza el año, los resultados financieros reales se comparan con los del plan. Las variaciones negativas en el plan requieren atención inmediata antes de que los problemas empeoren. El análisis de por qué ocurren estas variaciones permite a la alta gerencia ajustar las estrategias comerciales, incluidos los gastos, para que la empresa pueda volver al rumbo hacia el logro de los ingresos y beneficios previstos.
