Un memorando de negocios, o memo, es una de las formas más simples de informar a los colegas y miembros del personal de una próxima reunión. Un aviso efectivo de reunión proporcionará la información básica de la reunión de manera clara, concisa y profesional.
Información pertinente
- Siga un formato general de cuatro puntos. para el título, que debe incluir A, Desde, Fecha y Tema en la circular para la reunión de su personal _._ El campo "Para" debe incluir a todos los que estén invitados a la reunión. “De” mostrará su nombre y título de trabajo. Fecha de la notificación en el día de su distribución. Escriba de qué trata la nota en el campo "Asunto", como "Reunión de gerentes el 15 de agosto de 2019".
- Indique el propósito de la reunión. en el párrafo inicial junto con toda la información relevante básica, incluyendo la hora y la ubicación. Por ejemplo, “El propósito de la reunión es discutir el plan de incentivos para empleados revisado. La reunión comenzará a las 3 p.m. En la sala de conferencias principal y dura una hora. Todos los gerentes y supervisores deben asistir ".
- Proporcionar un resumen de lo que será cubierto Durante la reunión en el cuerpo del memo. Mantenga la información breve, si es posible; Deje los detalles para ser discutidos en la reunión real. Por ejemplo, “Como resultado de sus comentarios, la compañía lanzará el plan de incentivos para empleados revisado el 1 de septiembre de 2019. El nuevo plan recompensará a los equipos de ventas, en lugar de solo a los individuos cuando cumplan con sus objetivos mensuales y trimestrales. Reconocemos el beneficio de nuestro personal de ventas que trabaja en equipos y esperamos fomentar esta tendencia con incentivos financieros ".
Consejos
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Toda la información en el aviso debe ser relevante para la reunión. Evite incluir información relacionada con cualquier problema relacionado con la empresa que no se tratará en la reunión.
Antes de la reunión
- Informar a los destinatarios del aviso si necesitan prepararse. De ninguna manera o leer materiales antes de asistir a la reunión. Un ejemplo podría ser: “Al final del día, recibirá un correo electrónico con el formato y las políticas revisadas del plan de incentivos. Revise los documentos con anticipación para estar preparado para discutir los contenidos y pedir una aclaración cuando sea necesario ".
- Diga a los invitados cuándo se distribuirá la agenda de la reunión. Por ejemplo: "Distribuiré la agenda por correo electrónico al menos 24 horas antes de la reunión. Revise la agenda al recibirla".
- Pida a los invitados que le informen de inmediato si no pueden asistir a la reunión, para que puedas programar una hora para revisar la información con ellos. Incluso si está enviando una nota de reunión obligatoria, algunos empleados o invitados pueden estar de vacaciones o fuera de la ciudad en un viaje relacionado con el trabajo.
Consejos
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Hágale saber a los invitados si está dispuesto a responder preguntas sobre el tema de la reunión con anticipación o si todas las aclaraciones deben abordarse en la reunión en sí. Proporcione un número de teléfono de contacto o una dirección de correo electrónico si responde preguntas con anticipación.
