El papeleo es parte de hacer negocios, y el proceso de contratación de un nuevo empleado no es una excepción. Hay ciertos documentos que deben ser llenados por nuevos empleados, como formularios de retención de impuestos y documentos de depósito directo. Todos los formularios necesarios junto con los documentos específicos de la empresa deben ser completados por el empleado y procesados de manera oportuna, idealmente en el primer día del empleado.
Papeleo para nuevos empleados
Los empleados nuevos deben completar un formulario de solicitud de empleo, si aún no lo han hecho, enumerando su dirección completa, números de contacto, información de contacto de emergencia, referencias y toda la experiencia laboral anterior, junto con el consentimiento para una verificación de antecedentes y el consentimiento para el medicamento pruebas. La mayoría de los empleados completan la solicitud y los formularios de consentimiento firmados durante la entrevista y el proceso de contratación, pero, de lo contrario, los recursos humanos necesitarán esta información completada y procesada para el archivo del personal del empleado.
Formas de gobierno
El gobierno de los Estados Unidos requiere que se completen varios formularios para cada nuevo empleado. El Formulario I-9 verifica la identidad de cada persona contratada y si es legalmente elegible para trabajar en los Estados Unidos. Este formulario debe completarse y firmarse a más tardar el primer día de empleo y el empleador debe conservarlo junto con una copia de la tarjeta de seguro social del empleado. El formulario W-4 detalla las deducciones de retención de un empleado para fines del impuesto federal sobre la renta. Los empleados deben completar un nuevo Formulario W-4 si su asignación de retención cambia durante el año.
Formulario de nueva contratación estatal
La ley federal exige que todos los empleadores informen a cada nuevo empleado, dentro de los 20 días posteriores a la fecha de contratación, a la Oficina de Cumplimiento de Manutención de Menores de los EE. UU. Esta agencia estatal determina si un empleado debe pagos de manutención infantil. Las nuevas contrataciones se pueden informar utilizando una copia del Formulario W-4 o un formulario de la compañía que incluya la misma información. Los formularios se pueden enviar electrónicamente o por correo al Directorio estatal de nuevas contrataciones en el estado donde trabaja el empleado.
Formulario de Depósito Directo
Se debe completar un formulario de depósito directo y entregarlo al departamento de contabilidad. Un empleado deberá indicar su nombre, dirección y números de cuenta bancaria, y adjuntar un cheque anulado en blanco para recibir el depósito directo de sus cheques de pago.
Recepción de Manuales de Empleados / Manuales
Los empleados nuevos deben recibir una copia del manual de la empresa y del manual de seguridad, si corresponde. Cada empleado debe firmar y fechar un documento reconociendo que ella recibió y cumplirá con las reglas establecidas en el manual. Estos formularios son importantes, ya que el manual de la compañía establece todas las reglas de la compañía, incluida la política de drogas y alcohol, la política de acoso sexual, el código de conducta de los empleados, las cláusulas de no divulgación y de no competencia, y otra información pertinente de la compañía.
