Las justificaciones de fuente única (SSJ) son un requisito en la mayoría de las instituciones donde la compra de artículos (suministros, equipos, servicios, etc.) por encima de un determinado umbral monetario requiere una explicación multifactorial de por qué dichos artículos solo pueden provenir de una fuente. Muchos consideran que la escritura de los SSJ es engorrosa y no entienden por qué la explicación de que este es el artículo que desean comprar es justificación suficiente. Sin embargo, el departamento de compras debe tener razones válidas para explicar por qué estos artículos no pueden adquirirse a través de una competencia abierta y abierta en la que cualquier proveedor competente pueda ofertar por el contrato. Si bien la mayoría de las instituciones tienen sus propias plantillas para solicitar un SSJ adecuado, este artículo describe los pasos básicos heredados en la verificación de todas las solicitudes de compra.
Titule el documento de procesamiento de textos como Justificación de fuente única para el número específico de orden de compra, si corresponde, e indique cualquier número de política institucional sobre por qué se requiere una fuente única para esta solicitud.
Describe los usos particulares del artículo. Indique específicamente para qué va a ser el artículo y qué hará. Incluya aquí cualquier número de proyecto y títulos que apoyará el material en cuestión.
Indique las características distintivas del artículo y por qué este es el único que cumplirá con los requisitos. Esto puede incluir ser un complemento a un sistema existente o el reemplazo de un sistema existente. Los derechos de autor y las marcas registradas pueden ser aplicables aquí dependiendo de la situación.
Explique qué pasaría si en su lugar se adquiriera otro elemento desigual. Incluya cualquier retraso en la capacitación, la alteración de los procedimientos operativos estándar, etc. que costaría a la institución tiempo, fondos y finalización general de los proyectos.
Describa el trabajo realizado para determinar qué otros artículos similares se ofrecen de otros proveedores y por qué estos no satisfacen los requisitos establecidos en los pasos anteriores. Es posible que esto deba ser explícito para incluir: nombres de compañías, información de contacto y, en algunos casos, citas válidas.
Incluya el nombre, el título y la información de contacto del contacto principal para el SSJ (no tiene que ser la persona que lo escribió) e incluya una copia junto con el pedido.
Consejos
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Siempre siga la plantilla institucional sugerida para un SSJ si hay uno disponible, ya que esta es la forma más segura de obtener una aprobación. Hable con otras personas que hayan escrito SSJ y pida ver sus ejemplos de presentaciones exitosas. Del mismo modo, una vez que tenga un envío exitoso, mantenga ese documento en un lugar seguro y base todos los futuros en él. Obviamente, es importante proporcionar la mayor cantidad de información posible sobre los artículos solicitados; Cuanto menos tiempo tenga que gastar para comprar y hacer preguntas al creador del SSJ, menos tiempo tomará para obtener los artículos.
Advertencia
El proceso de compra se está volviendo cada vez más estricto y los SSJ se están volviendo más complicados y engorrosos. Tome este proceso en serio y muestre respeto por los procedimientos y espere lo mejor.
