Una de las formas más confiables para determinar qué tan bien está funcionando un negocio es mediante un informe de visitas. ¿Están sus operaciones externas tan bien como deberían? ¿Su centro preescolar o de cuidado está en línea y listo para la licencia? Al escribir un informe completo de visitas, puede determinar si se está logrando una amplia variedad de objetivos comerciales. Los informes de visitas, a veces llamados informes de viajes, son una excelente manera de averiguar si los estándares de su negocio se están llevando a cabo en el sitio de la manera que planificó.
Formato del informe
Los informes de visitas son documentos comerciales. Dependiendo de la organización o industria, el informe puede seguir un formato de memorando o una plantilla de negocios. En general, elija un formato de memo si el informe de la visita va a un grupo de miembros de liderazgo interno. Elija una plantilla de informe comercial más formal si el informe de la visita se proporcionará a fuentes externas. Use un formato de negocios estándar que incluya fuentes de tipo profesional como Times New Roman o Arial. Mantener márgenes de 1 pulgada.
Estado de los objetivos
Explique el motivo de la visita. Los objetivos incluyen la frecuencia de la visita, junto con métricas primarias o áreas de revisión. Por ejemplo, la visita podría ser la primera de una serie de cuatro realizadas en el transcurso de un año para revisar la implementación de nuevas políticas o métricas de producción. Indique claramente lo que estaba buscando en la visita, incluidas visitas anteriores, recomendaciones o planes de acción.
Ejemplo:
Este informe es para determinar si la escuela Plainview ha cumplido con todos los requisitos de licencia para la guardería después de la escuela.
Discutir comentarios y puntos de vista clave
Tenga en cuenta la identidad de las personas clave entrevistadas durante la visita. Las visitas pueden incluir reuniones con personal de liderazgo clave en el lugar, como gerentes o directores de operaciones. También es una práctica común reunirse con personal de nivel inferior que está más familiarizado con los procesos de operaciones.
Ejemplo:
Las personas entrevistadas incluyeron a Sarah Winters, directora de la escuela, enfermera de escuela Emily Thorn, Rick Marden, maestra de primaria y Carol Hathaway, nutricionista y dietista.
Discutir los comentarios clave proporcionados por el liderazgo y el personal. No es esencial citar a los entrevistados, sino buscar ideas clave y áreas comunes de preocupación. Incluya cualquier encuesta estandarizada que se haya utilizado o una serie específica de preguntas durante la visita.
Lista de ideas clave y observaciones
Las observaciones se basan en lo que se ve personalmente y no se transmite en base a entrevistas. Por ejemplo, los visitantes pueden observar visualmente que la operación parece tener demasiados trabajadores que no se mantienen ocupados. Cualquier cosa desde la limpieza hasta la organización general está sujeta a observaciones. Incluir estas ideas en el informe de la visita.
Ejemplo:
Durante una visita de mediodía, la oferta del almuerzo incluyó una selección de vegetales y frutas, pero no se ofreció una alternativa para aquellos con necesidades dietéticas especiales.
Resumir conclusiones
Determine si la organización cumple con los objetivos en función de los comentarios y observaciones proporcionados. Utilice detalles e información cuantificable donde sea posible para apoyar conclusiones. Por ejemplo, si el objetivo de una visita a una nueva fábrica es determinar si tenía 60% de personal en el primer trimestre, proporcione los números reales de recursos humanos con el volumen de negocios, los esfuerzos de reclutamiento existentes y los departamentos donde existen deficiencias.
Proporcionar planes de acción futuros
Indique cuándo se programarán visitas futuras, si las hay, y si éstas están predeterminadas o como resultado de la visita reciente. Por ejemplo, esta puede haber sido la tercera visita anual en un programa trimestral. Proporcionar recomendaciones para mejoras. Si se definen ciertos planes de acción, indíquelos en detalle. Esto proporciona una métrica de éxito para la próxima visita.
