Siempre hay mucho en juego en una visita a un sitio industrial, en particular si el resultado final de una empresa depende del informe que entregará a los líderes corporativos después de la visita. La parte fácil de su trabajo será hacer que los empleados de la planta lo acompañen a las oficinas y áreas de trabajo que debe evaluar. La parte difícil es asegurarse de que el recorrido que realice y las presentaciones realizadas ofrezcan una descripción precisa de los puntos de interés que se le encargan de investigar y evaluar. Una vez que haya completado la evaluación, redacte un informe de visita industrial para resumir sus hallazgos.
Conocer la ley
Es importante tener en cuenta que un informe de visita industrial no es necesariamente un requisito legal, sino que consiste en información recopilada por algunos empleadores de manera voluntaria para evaluar los programas de seguridad y gestión de riesgos de la empresa. No es un requisito de la Ley Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo de 1970, conocida como OSHA. Sin embargo, cada estado tiene sus propios requisitos bajo OSHA, así que asegúrese de conocer las reglas que se aplican a su organización. Un informe de visita industrial puede ser útil para presentar información de seguridad y gestión de riesgos a potenciales aseguradores y también ayuda a una organización a determinar formas de mejorar las medidas de seguridad de los empleados.
Sé minucioso y toma notas
Para redactar un informe de visita industrial de alta calidad, es importante utilizar varios métodos de recopilación de información: lleve una libreta y un bolígrafo o un dispositivo digital para tomar notas sobre los temas que se le ha ordenado reunir. Haga un seguimiento de las observaciones y reúna los folletos recibidos de su anfitrión. Reflexione sobre su visita y anote las notas al final de la jornada laboral. Esto será particularmente importante para las visitas a sitios industriales que duren varios días.
Hacer preguntas
No dude en hacer preguntas y buscar respuestas detalladas, persistiendo cuando sea necesario para obtener más información. Solicite documentos de apoyo y realice un seguimiento de los detalles. Anote la fecha o fechas de su visita, la sucursal y la ubicación del sitio, el número de empleados y los pies cuadrados del edificio. También es útil adjuntar un mapa de las áreas visitadas. Tenga en cuenta los distintos departamentos, el número de empleados en cada departamento y los nombres de aquellos con quienes habla.
Saber qué incluir
Comience el informe de la visita industrial indicando los objetivos de su visita y siga cada uno de ellos con las observaciones alcanzadas sobre si el objetivo se cumplió. Los detalles específicos relacionados con los objetivos también son útiles. Incluya tantos detalles como sea posible acerca de las inspecciones, las prácticas de trabajo y seguridad, y la variedad de otros elementos exclusivos del sitio industrial que está visitando. El equipo de seguridad en el sitio y otras características que garantizan la seguridad de los empleados (y clientes, si corresponde) deben ser anotados.
Resumir la documentación de las medidas de seguridad
Su informe debe incluir información relacionada con las políticas, departamentos y procedimientos responsables de garantizar la seguridad. Revise e incluya resúmenes de registros de seguridad, que a menudo incluyen registros de mantenimiento del vehículo, verificación de pruebas de drogas y registros de seguridad de OSHA. También se puede incluir información de compensación para trabajadores. Es útil preparar un glosario o índice que haga un seguimiento de los archivos adjuntos obtenidos durante su visita que necesita compartir. También elabore un resumen ejecutivo de una página que sintetice la información más importante en su informe. Colóquelo en la parte delantera del material de la presentación para que aquellos que requieran una visión general de su visita puedan obtener lo que necesitan rápidamente desde esta página.
Hacer recomendaciones
Su informe también debe cubrir conclusiones y recomendaciones basadas en sus observaciones durante la visita. Sea directo, objetivo y sucinto al hacerlos. Use la discreción cuando incluya información confidencial que se le presente como resultado de estar en el sitio. Sus recomendaciones para medidas de seguridad mejoradas son quizás una de las partes más importantes del informe. Si una empresa no proporciona capacitación de seguridad regular y actualizaciones sobre las mejores prácticas, observe cómo se puede incorporar a la cultura de la empresa. Las recomendaciones pueden ser tanto proactivas como reactivas, especialmente al ilustrar cómo deben reaccionar la empresa y sus empleados en una emergencia en el lugar de trabajo. También debe haber esfuerzos de preparación para desastres en el lugar.
Sé tu propio editor
Una vez que haya compilado sus notas y escrito el informe, asegúrese de que cumpla con los requisitos establecidos por la política de la compañía en términos de longitud y contenido requerido. Si esto no se ha diseñado para usted, apunte a un informe de cinco páginas con archivos adjuntos de respaldo. Asegúrese de que las páginas del informe estén numeradas. Agregar títulos, viñetas y subtítulos ayuda a organizar el contenido y mejorar la legibilidad. Vuelva a verificar los hechos en contra de sus notas en el sitio. Por supuesto, siempre ejecute el corrector ortográfico y luego dé una segunda lectura al informe para detectar cualquier error. Y lo más importante, envíe el informe del sitio industrial con prontitud.
