Ya sea que esté respondiendo a una solicitud de propuesta u ofreciendo una oferta no solicitada de servicios, recuerde lo que el fundador de Kyocera, Kazuo Inamori, observó una vez: "Ningún cliente va a una tienda simplemente para complacer al comerciante". Incluso cuando debe proporcionar una la cantidad de información sobre su capacidad para atender un proyecto, centrarse en las necesidades del cliente, las instrucciones y los botones de acceso rápido. De esa manera, el tono, el contenido y la organización de su propuesta se ajustarán de manera responsable. Demuestre una comprensión clara del negocio de un cliente y resalte los beneficios de usar sus servicios para incluir un impacto convincentemente persuasivo en su propuesta.
Preparación previa a la propuesta
Planifica tu contenido. Si no se especifica, pregunte al cliente qué factores considerará al tomar una decisión de compra y luego planifique su propuesta en consecuencia. Como mínimo, aborde su comprensión de las necesidades de un cliente y lo que lo distingue de su competencia en términos de capacitación, experiencia, capacidades y relaciones. También aborde su enfoque para resolver las necesidades de un cliente, junto con cuánto tiempo tomará y cuánto costará.
Cree un esquema, que luego podría servir como su tabla de contenido. Si está respondiendo a una solicitud formal de propuesta, siga sus instrucciones específicas. De lo contrario, organice su información de lo más importante a lo menos importante para un cliente. Por ejemplo, coloque los currículos al inicio de una propuesta para un nuevo cliente, o hacia el final de su propuesta para un cliente habitual que ya esté familiarizado con sus credenciales.
Cree una matriz que asigne una fila a cada sección en su esquema y una columna a cada una de las áreas de preocupación o criterios de selección del cliente. Dentro de cada celda resultante, aplique los aspectos de sus calificaciones y enfoque que abordan los botones de acceso rápido de su cliente. Use esta matriz para mantener su contenido anclado a las necesidades de su cliente y recordarle los puntos que se enfatizarán dentro de cada sección.
Redacción de propuestas
Haga hincapié en los beneficios para el cliente de manera constante en toda su propuesta de servicios. Siempre comience una sección que describa cómo un cliente obtendrá lo que valora o desea, o evitará lo que teme o no le gusta al usar sus servicios.
Presente evidencia para respaldar las reclamaciones que haga en su propuesta. Por ejemplo, acredite un historial exitoso con un trabajo similar con cartas de recomendación, citas complementarias o la información de contacto de los clientes satisfechos.
Adoptar un formato y tono adecuados. A veces una carta formal será suficiente, otras veces es necesario un documento más largo con secciones con pestañas. Si no se especifica, pregúntele al cliente cómo le gustaría recibir su información y si puede prestarle copias de propuestas ganadoras anteriores para revisar.
Crea material de fácil lectura. Use oraciones cortas y coherentes dentro de párrafos de no más de 10 líneas. Utilice un tamaño de fuente de 10 a 12 puntos e incorpore generosamente espacios en blanco entre secciones y párrafos. Use encabezados para ayudar al cliente a hojear, escanear y localizar información fácilmente. Acentúe los puntos importantes con gráficos y elementos visuales, y texto en negrita, en cursiva o subrayado.
Consejos
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Cuando pida al cliente que aclare cualquier área nebulosa del proyecto o los requisitos de la propuesta, aproveche la ocasión para demostrar su interés en su negocio e intereses.
Cree una visión general de los contenidos de su propuesta para dar a su cliente un aviso de lo que está por venir. Presente este resumen al principio de su carta de propuesta o carta de presentación; en propuestas más grandes, cree una sección de resumen ejecutivo que siga su tabla de contenidos y preceda a todas las demás secciones.
Las plantillas son útiles para evitar tener que reinventar la rueda cada vez que escriba una propuesta de servicios.
Verifique su propuesta de errores ortográficos y gramaticales antes de imprimirla y enviarla. Use tantos ojos como estén disponibles; Las personas que han leído muchas versiones de la propuesta pueden cometer errores simples. Encuentra ojos nuevos, si es posible.
