Ya sea que sea una nueva organización sin fines de lucro que busca cambiar el mundo o un pequeño grupo que intenta recaudar fondos para los uniformes de bandas escolares, aceptar y procesar donaciones en efectivo puede ser complicado. Los recaudadores de fondos bien intencionados no necesitan hacer mucho para entrar en contacto con el IRS, por lo que utilice los consejos de esta guía para ahorrar tiempo y esfuerzo al establecer prácticas financieras estrictas. Averigüe cómo procesar donaciones en efectivo, abrir una cuenta de cheques y usar Internet para manejar donaciones en efectivo para que su grupo pueda ayudar a otros en lugar de explicar repetidamente cómo se suscriben los esfuerzos del grupo.
Abra una cuenta bancaria a nombre de su organización o causa. Por lo general, esto requiere documentación, así que traiga sus estatutos, reglamentos, artículos de incorporación y otros tipos de documentos que se pueden usar como prueba de la misión y los principios de su organización.
Ordene a dos firmantes todas las transacciones en efectivo con su cuenta bancaria. Esta "doble firma requerida" no cuesta más de implementar, pero contribuye en gran medida a tranquilizar a los donantes y a los miembros de que su organización está en alza.
Haga un borrador de un "formulario de donación en efectivo" estándar y solicite a cada donante que llene uno cada vez que se haga una contribución. Este formulario debe incluir el nombre del donante, la dirección y otra información de contacto, un lugar para el monto en efectivo, la fecha y también debe indicar los términos bajo los cuales se permite la donación, total o parcialmente, como un cancelación de impuestos. Agregue una línea para la firma de la persona que acepta la donación.
Califique cada regalo en efectivo para asegurarse de que se ajuste a la misión de su organización. Asegúrese de que no tenga "cadenas" adjuntas y que no haya conflicto de intereses o quid pro quo implícito en la contribución antes de que su grupo la acepte.
De acuerdo con un método estándar para procesar donaciones de cajas de contribución. Use lo que se llama un sistema de conteo de doble mano que requiere que al menos dos miembros del grupo sean testigos de cada transacción de caja de donación. El control físico de estas cajas debe ser supervisado rigurosamente. Mantenga un registro detallado de los tiempos, fechas y personas que cuentan, transfieren, depositan o transfieren fondos de la caja de donaciones.
Establezca límites de informes para donaciones en efectivo para crear cheques y saldos legales. Algunos grupos requieren un consenso antes de que se pueda aceptar un monto fijo (por ejemplo, $ 1,000) para asegurar que ciertos intereses especiales sean monitoreados en nombre del grupo.
Considere utilizar un servicio de terceros como Pay Pal para procesar regalos en efectivo. No se requiere un sitio web (aunque a muchos clubes les resulta fácil vincularse a Pay Pal a través de un enlace a la página de inicio) y los partidarios pueden hacer donaciones seguras de sus bancos o tarjetas de crédito. El rastro del papel es completo y fácil de usar. Pay Pal también puede configurar suscripciones mensuales automáticas para donantes frecuentes.
Configure hojas de cálculo Excel (u otro programa de software de base de datos) para rastrear todos los recibos de efectivo. Divida las donaciones de cajas de efectivo, cheques, transacciones con tarjeta de crédito, ingresos de Pay Pal y recibos de ingresos auxiliares para controlar de dónde proviene el efectivo del grupo para futuros esfuerzos de mercadeo.
Trabaje con un banquero o contable si su membresía no incluye a un miembro del equipo que se sienta cómodo con las finanzas. Siempre envíe una carta de agradecimiento a los donantes de regalos inmediatamente después de recibir su donación en efectivo. Este toque adicional, cuando se envía de manera oportuna, recuerda al donante su contribución, dice mucho sobre la gratitud del grupo y prepara el escenario para futuras apelaciones de campaña.
