Un saludo es el saludo en una carta. Es la forma en que se dirige al destinatario y establece el tono para el resto del contenido del mensaje. En los negocios en estos días, la mayoría de la correspondencia se realiza a través de correo electrónico. Sin embargo, el correo postal todavía se utiliza en algunas industrias y con tipos específicos de documentos comerciales. En cualquier caso, es importante usar el saludo correcto para mostrar al destinatario de la carta el respeto y para involucrarlo al comienzo de la comunicación.
Consejos
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El saludo adecuado para las cartas comerciales depende del tono del documento, ya sea en forma impresa o por correo electrónico y de la naturaleza del mensaje que se entrega.
Cómo elegir un saludo de carta de negocios
Decidir qué saludo usar en su carta comercial depende de un par de factores. Primero, averigua la naturaleza del asunto que estás discutiendo. ¿Requiere un tono formal o informal? Por ejemplo, solicitar un trabajo en una empresa es una transacción comercial formal y requiere una carta comercial con un saludo formal. Por otro lado, enviar un correo electrónico a un colega sobre cuándo reunirse para almorzar no requiere un saludo formal. De manera similar, dirigirse a un cliente con el que no ha hablado antes puede requerir un tono más formal en comparación con hablar con un socio con el que hace negocios regularmente.
Otro factor que se debe tener en cuenta al decidir el saludo a utilizar es el tono de todo el mensaje. El saludo es la primera parte de la carta comercial que lee el destinatario, por lo que esencialmente establece el tono de todo el mensaje. Seleccione cuidadosamente su saludo en función del tono que desee transmitir. Además, la salutación que utilice dependerá de lo que sepa y no sepa sobre el destinatario. Si conoce el nombre, el sexo, la ocupación y las credenciales de la persona, es importante para elegir el saludo.
Considerando el formato de la carta de negocios
El saludo que utilice también puede depender del formato de su carta. Por ejemplo, si va a enviar su mensaje por correo postal o correo electrónico puede afectar el tipo de saludo que elija. Además, el tipo de letra también dictará el saludo que usas. Por ejemplo, una carta de presentación de una propuesta comercial enviada por correo postal puede tener un saludo mucho más formal que una nota de toda la empresa enviada a una lista interna por correo electrónico. También deberá considerar si está enviando su carta comercial a una persona o a varias personas, ya que eso afectará el saludo que elija.
Destinatario de la Carta de Negocios
Antes de comenzar su carta comercial, averigüe a quién está enviando el mensaje. Si le escribe a una persona, es importante saber su nombre completo con la ortografía correcta. Si el destinatario tiene un nombre neutral en cuanto al género como Alex o Pat, llamar a la organización y averiguar el género puede ahorrarle una posible vergüenza en el futuro. Si no está al tanto del sexo de la persona, puede dejar el artículo de cortesía en su saludo.
Si su carta comercial responde a un mensaje que el destinatario ya envió, preste atención a cómo firmaron su nombre. Si su nombre completo es Cassandra y firmaron su letra "Cass", entonces es posible que se sienta inclinado a dirigirse a ella como "Cass". Esto dependerá de la naturaleza de su relación y del documento que está escribiendo. No acorte el nombre de alguien sin antes haber sido invitado a hacerlo.
Uso de títulos específicos de género
En algunos casos, puede optar por utilizar un título específico de género como parte de su saludo. "Sr." se usa para un hombre y precede a su apellido: "Sr. Smith ”, por ejemplo. Para una mujer casada, use "Sra." Antes del apellido. Para una mujer soltera, puede usar "Miss". Cuando escriba a una mujer sin saber su estado civil, puede usar "Ms.", como en "Ms. Smith".
Antes de decidir usar un título específico de género, considere si su idioma es inclusivo. Algunas personas pueden no identificarse como hombres o mujeres o pueden identificarse como el sexo opuesto. Si no sabe o no está seguro de la situación, puede optar por omitir el lenguaje específico de género en su correspondencia.
Saludos formales
El saludo formal más común en los negocios es "Estimado". Puede usar ese saludo de varias maneras:
- querido señor Smith
- Querido John / Jane
- Estimada Sra. / Sra. Herrero
- Querido John Smith
La forma en que se dirija el nombre del destinatario dependerá de la formalidad de la carta comercial y de su relación con ella. "Estimado" se puede utilizar en cartas comerciales impresas y por correo electrónico, al igual que el saludo "Para". "Hola" es otro saludo formal. Sin embargo, esto generalmente se usa en el correo electrónico en lugar de correo postal.
Saludos informales
Los saludos menos formales se pueden utilizar en entornos empresariales. Sin embargo, si son aceptables o no dependerá de la cultura de la organización, el destinatario de la carta y la naturaleza del mensaje.
En organizaciones donde no existe una jerarquía formal o pequeñas empresas que solo tienen un puñado de empleados que se conocen bien entre sí, es posible que no haya necesidad de saludos formales. En general, en la correspondencia interna con colegas o socios con los que está familiarizado, es aceptable utilizar "Hola John" o "Hey Jane", especialmente cuando se comunica por correo electrónico.
Tenga en cuenta que incluso si la cultura de la organización es informal, puede haber algunos casos en que se requiera un saludo formal, como cuando se habla con un nuevo cliente o parte interesada o cuando se solicita un trabajo.
Saludos para un destinatario desconocido
A veces, al escribir una carta comercial, es posible que no sepa el nombre del destinatario. En este caso, intente llamar a la organización con anticipación para averiguar quién puede estar viendo su carta comercial, y dirija su nota en consecuencia. También puede consultar el sitio web de una empresa para ver si puede encontrar esta información. Si no puede averiguar el nombre del destinatario, puede dirigir su carta comercial con saludos genéricos como:
- estimado señor o señora
- A quien le interese
- Al Gerente de Contrataciones
Salutaciones para múltiples receptores
Cuando trate con múltiples destinatarios de su carta comercial, adapte el saludo para incluir múltiples nombres, como escribir "Querida Jane y John" o "Para el Sr. y la Sra. Smith". Si hay más de dos nombres para enumerar, puede opta por renunciar a los nombres y usa un saludo genérico como:
- Querido equipo
- Hola a todos
- Al departamento de recursos humanos
- Estimado Blue-Sky Corporation
Pautas para títulos específicos
La ocupación o la educación de una persona puede requerir que se dirija a ellos de cierta manera en el saludo de su negocio, según la formalidad de la carta. En general, esto se aplica a miembros del clero, profesionales médicos, académicos, personal militar y funcionarios electos.
Por ejemplo, si le escribe a alguien que tiene un título médico, use "Dr." antes de su apellido, como en "Dr. Smith ”. Cuando escriba a un profesor, juez, rabino, imán o pastor, escriba el título completo antes de su apellido, como“ Estimado Pastor Smith ”. Cuando escriba a miembros del ejército, es apropiado usar su rango completo y apellido en el saludo, como en "Estimado Teniente General Smith" o "Hola, Capitán Smith".
Formato de un saludo dentro de una carta de negocios
Al dar formato a su carta, puede agregar dos puntos o una coma después de su saludo. El colon es la opción más formal, mientras que la coma se usa para la correspondencia informal. El primer párrafo de su carta comienza después del saludo en la siguiente línea, por ejemplo:
Querido John, Primer párrafo
