Las empresas que venden sus bienes y servicios a los clientes con inevitabilidad crediticia tienen que lidiar con deudas incobrables. Algunos clientes nunca pagarán el dinero que deben a una empresa. Las empresas toman medidas para recuperar el dinero que deben los clientes. Cuando no tienen éxito, consideran que las cuentas son incobrables. Las compañías representan cuentas incobrables utilizando dos métodos: el método de cancelación y el método de asignación.
Método de cancelación directa
Las empresas utilizan el método de cancelación directa cuando deciden que no hay posibilidad de recibir el dinero que un cliente debe. Las empresas deben agotar todos los intentos de recuperación antes de cancelar una deuda incobrable. Para cancelar una deuda, las empresas cargan la cuenta de gastos incobrables y acreditan la cuenta de las cuentas por cobrar. El Servicio de Impuestos Internos requiere el método de cancelación directa, aunque no cumple con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP).
Pros y contras del método de cancelación directa
Una ventaja de usar el método de cancelación directa es que es simple. Las empresas solo tienen que realizar dos transacciones por el importe de la deuda incobrable del cliente. Otra ventaja es que las empresas pueden cancelar su deuda incobrable en sus declaraciones de impuestos anuales. Una desventaja del método de cancelación directa es la posibilidad de manipulación de gastos, porque las empresas registran gastos e ingresos en diferentes períodos. Por lo tanto, las empresas solo deben usar este método para pequeñas cantidades que no tengan un impacto significativo en los registros financieros. Otra desventaja es que el balance no es una representación precisa de las cuentas por cobrar de la empresa.
Método de asignación
La administración usa el método de asignación de cuentas dudosas para estimar las cuentas de crédito que los clientes no pagarán. Las empresas no cancelan inmediatamente las cuentas. En su lugar, la administración utiliza información financiera pasada para estimar los importes incobrables. Las primeras entradas de diario bajo el método de provisión incluyen un débito a cargo de deuda incobrable y un crédito a la provisión para cuentas de cobro dudoso. Cuando la compañía considera que una cuenta es completamente incobrable, realiza un débito para la previsión de cuentas dudosas y un crédito a las cuentas por cobrar.
Pros y contras del método de asignación
Una ventaja del método de asignación es que sigue el principio de coincidencia, que permite registros financieros precisos. Otra ventaja es que el balance general reporta con precisión las cuentas por cobrar, lo que beneficia a los inversionistas y la administración. Una desventaja es que la administración puede estimar incorrectamente las cancelaciones por un amplio margen, lo que puede hacer que las empresas declaren erróneamente el ingreso neto.
