Cómo utilizar el método de asignación GAAP

No importa lo cuidadoso que sea un negocio para extender el crédito, siempre habrá algunos clientes que no pagarán sus cuentas. Esta deuda incobrable debe ser cancelada por la empresa como una pérdida y una reducción en sus cuentas por cobrar y como un gasto adicional ya que la deuda no será cobrada. El método de asignación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés) permite a las empresas estimar y cancelar sus deudas incobrables. Según Michael C. Dennis, MBA, CBF, “según el método de la provisión, las deudas incobrables se estiman y registran para que coincidan con los ingresos y los gastos en un período determinado, satisfaciendo el principio de conciliación”.

Use el método de asignación GAAP basado en un porcentaje de ventas para estimar la cantidad de deuda incobrable que será incobrable durante el año fiscal en curso. Este enfoque del estado de resultados es muy fácil de calcular. Tome las ventas del año en curso de la compañía y multiplique esta cifra por la tasa histórica de deuda incobrable de la empresa. Por ejemplo, suponga que las ventas de la compañía durante el año en curso equivalen a $ 2,500,000 y su promedio histórico de cuentas incobrables por deuda incobrable es del 3 por ciento del total de ventas por año. Luego, multiplicaría las ventas del año en curso por el monto estimado de deuda incobrable: $ 2,500,000 x 3% = $ 75,000.

Calcule el monto de la deuda incobrable para el año fiscal actual utilizando un porcentaje del total de cuentas por cobrar. Este es el enfoque del balance. Algunas compañías asumen que un cierto porcentaje histórico o industrial de cuentas por cobrar pendientes será incobrable. Si una empresa se da cuenta de que, históricamente, no ha podido cobrar el 6 por ciento de sus créditos pendientes, también utilizará este porcentaje para la estimación del año en curso. Por ejemplo, si las cuentas por cobrar actuales de una empresa equivalen a $ 425,000 y su promedio histórico de deuda incobrable incobrable es 6 por ciento, entonces la empresa multiplicaría las cuentas por cobrar actuales por el promedio histórico de deuda incobrable incobrable: 6% x $ 425,000 = $ 25,000.

Utilice el análisis de antigüedad del método de cuentas por cobrar (también conocido como el enfoque de balance general) para estimar cuánta deuda incobrable será incobrable durante el año fiscal actual. Este método de contabilidad GAAP se considera más sofisticado y preciso que el enfoque de porcentaje de cuentas por cobrar. Bajo este método de asignación, una compañía aplica diferentes porcentajes basados en la experiencia pasada para varias categorías de envejecimiento. Por ejemplo, una compañía asume lo siguiente: 0-30 días de cuentas por cobrar de cuentas corrientes vencidas = $ 50,000 y el promedio histórico de deuda incobrable para este período es del 5 por ciento. Entonces, el monto de la deuda incobrable para este período sería de $ 2,500: $ 50,000 x 5% = $ 2,500. Para las cuentas con vencimiento de 31 a 60 días con cuentas corrientes por cobrar = $ 40,000 y el promedio histórico de deuda incobrable para este período es del 5 por ciento, entonces la cantidad de deuda incobrable para este período sería de $ 2,000: $ 40,000 x 5% = $ 2,000. Para cuentas con un vencimiento de 61 a 90 días (cuentas por cobrar corrientes = $ 2,650 y el promedio histórico de deuda incobrable para este período es del 10 por ciento, entonces la cantidad de deuda incobrable para este período sería de $ 265: $ 2,650 x 10% = $ 265. El monto total estimado de la deuda incobrable incobrable para el año en curso sería de $ 4,765: $ 2,500 + $ 2,000 + $ 265 = $ 4,765.

Registrar el gasto de cuentas incobrables estimado. Esta es la estimación de las deudas incobrables incobrables para el año en curso. La compañía establecería la provisión relacionada para cuentas incobrables (esta cuenta de activo compensará el saldo de las cuentas por cobrar) en un libro mayor.Una vez que la compañía haya estimado la cantidad de deuda incobrable que no podrá cobrar para el año en curso, ya sea utilizando el porcentaje de ventas, el porcentaje de cuentas por cobrar o el método de análisis de vencimiento de cuentas por cobrar, la compañía debe registrar esta información en un diario. La compañía simplemente tomaría la deuda incobrable estimada y cargaría el importe a los gastos de cuentas incobrables y acreditaría la provisión para cuentas incobrables. Por ejemplo, suponga que la compañía estimó que no podría cobrar $ 10,000 adeudados para el año en curso; La entrada del diario se vería así:

Gastos de cuentas incobrables - $ 10,000 (débito)

Provisión para cuentas incobrables - $ 10,000 (crédito).

Escriba una cuenta individual que se haya considerado incobrable. Una vez que una empresa ha demostrado que definitivamente no podrá cobrar el dinero que debe un deudor individual, tendrá que cancelar el monto adeudado en una revista. En este caso, la cantidad a cancelar no es una estimación, pero se ha demostrado que es incobrable. La compañía acreditaría la provisión para cuentas incobrables y debitaría las cuentas por cobrar. Por ejemplo, si un deudor en particular adeudara $ 1,500 y no pudiera devolverlo durante el año fiscal en curso, la entrada del diario se vería así:

Provisión para cuentas incobrables - $ 1,500 (débito)

Cuentas por cobrar - $ 1,500 (crédito).

Esta entrada de cancelación reduce tanto la provisión para cuentas incobrables como las cuentas por cobrar relacionadas y no tiene impacto en el estado de resultados. Tampoco tiene impacto en el valor neto realizado (VRN) de las cuentas por cobrar: la cantidad de dinero que se considera cobrable después de que una empresa haya estimado la cantidad de dinero que será incobrable: cuentas por cobrar = deudas incobrables estimadas estimadas. Por ejemplo, si las cuentas por cobrar = $ 200,000 y la provisión para cuentas incobrables = $ 20,000 antes de la cancelación, entonces el VRN sería de $ 180,000: $ 200,000 - $ 20,000 = $ 180,000. Si $ 1,500 fueron dados de baja como incobrables, entonces el VRN sería de $ 180,000 porque la compañía reduciría ambas cuentas por cobrar en $ 1,500 ($ 200,000 - $ 1,500 = $ 198,500) y la provisión para cuentas incobrables en $ 1,500 ($ 20,000 - $ 1,500 = $ 18,500; $ 198,500 - $ 18,500 = $ 180,000).

Revertir la entrada de cancelación si se recuperó un total o parte de la deuda que fue cancelada y registrar el efectivo que se cobró. A veces, una empresa puede cobrar en una cuenta que fue cancelada anteriormente. En este caso se debe registrar una entrada para mostrar la recuperación. Este proceso implica dos pasos: (1) Revertir la entrada de cancelación y (2) registrar el cobro en efectivo en la cuenta. Por ejemplo, si se recaudaron $ 1,000 en una cancelación anterior, entonces la compañía revertiría la entrada registrada en el momento de la cancelación. En este caso, las cuentas por cobrar se acreditarían y la asignación para cuentas incobrables se debitaría:

Cuentas por cobrar - $ 1,000 (débito)

Provisión para cuentas incobrables - $ 1,000 (crédito).

La compañía luego registraría el efectivo que había cobrado mediante el débito en efectivo y la acreditación de las cuentas por cobrar.

Efectivo - $ 1,000 (débito) Cuentas por cobrar - $ 1,000 (crédito)

En estas entradas, puede parecer que la provisión para cuentas incobrables se está incrementando, pero se supone que otra cuenta puede resultar incobrable en el futuro, por lo que la estimación general de las deudas incobrables incobrables se mantendrá igual.

Consejos

Para minimizar las pérdidas, una empresa debe otorgar crédito solo después de que se hayan obtenido y analizado las referencias y las puntuaciones de crédito adecuadas.