Las reuniones de negocios requieren programación, organización, liderazgo, mantenimiento de registros y seguimiento. La forma en que se desarrolle su proyecto dependerá de la toma de decisiones y de la acción que se derivará del esfuerzo de colaboración posible de la reunión.
Artículos que necesitarás
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Agenda
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Sala de Reuniones
Redactar la agenda de la reunión. La agenda está en el resumen de todos los temas que requieren discusión para las decisiones que son necesarias para promover su proyecto o sus metas. Enumere todos los problemas conocidos en un formato de esquema conciso con viñetas. Una vez que haya redactado la agenda, sabrá los problemas y luego sabrá quién necesita asistir a la reunión.
Envíe un correo electrónico masivo o haga llamadas telefónicas a todas las personas que necesiten asistir a la reunión y solicite su disponibilidad con fechas y horarios durante un período de una semana si tiene varios asistentes. Esto solo puede ser un desafío desalentador si se tienen horarios ocupados. Una vez que tenga la disponibilidad de todos, haga referencia a los horarios para una fecha y hora disponibles. Planifique el tiempo suficiente para celebrar la reunión y envíe un aviso a todos los asistentes de la fecha, hora de inicio, hora de finalización y ubicación de la reunión, junto con una copia de la agenda.
Al prepararse para la reunión, distribuya copias de la agenda a todos los asistentes junto con los documentos que serán el tema de discusión. Las pantallas de visualización y las presentaciones de power point deben estar listas para su visualización con caballetes y los proyectores, portátiles y pantallas necesarios. Además, el organizador de la reunión debe estar preparado para dirigir la reunión y un encargado del registro debe asistir a la reunión para tomar notas.
El organizador / líder de la reunión debe mantener el debate en marcha. La discusión conducirá inevitablemente a problemas tangenciales y discusiones fuera de tema, por lo que el líder debe asegurarse de que la discusión finalmente vuelva a los temas del programa. El líder también debe hacer un seguimiento del tiempo y mantener la discusión para llegar a todos los puntos de la agenda. El líder debe proporcionar una breve descripción de los temas de la agenda para comenzar la discusión y también hacer preguntas o solicitar comentarios de los asistentes para obtener la información necesaria. El líder debe concluir cada elemento de acción con la persona responsable de la finalización del elemento y un calendario de tiempo estimado para su finalización.
Una vez concluidos todos los puntos de la agenda, el grupo debe programar una reunión de seguimiento si es necesario o programar reuniones periódicas en un día y hora acordados.
El encargado del registro debe compilar sus notas en un acta de reunión organizada en formato de resumen. El borrador de actas debe enviarse a los asistentes a la reunión para buscar comentarios, correcciones o cambios. Las actas finales de la reunión deben distribuirse entre los asistentes y utilizarse para acciones de seguimiento y como base para la agenda de la próxima reunión, si es necesario.
