La creación de presupuestos para las organizaciones es un proceso largo que requiere la entrada de múltiples departamentos o fuentes de revisión. Para equilibrar las necesidades de la organización o agencia gubernamental con fondos a menudo limitados, se requiere una toma de decisiones firme y una revisión de los servicios, departamentos o programas. Un presupuesto ad hoc es un presupuesto de planificación temporal creado para comités o grupos presupuestarios. Este presupuesto es a menudo preliminar y generalmente se usa como punto de partida para discusiones y ajustes.
Creación
Los presupuestos ad hoc pueden redactarse a partir de presupuestos de períodos anteriores, propuestas de presupuesto presentadas o análisis financiero profesional. El proceso de creación identifica las fuentes de ingresos y las necesidades presupuestarias necesarias en función de los registros de gastos contractuales o establecidos. A menudo, estos presupuestos están muy informados sobre cómo se derivaron las cifras y dónde se utilizaron las estimaciones. Los presupuestos ad hoc se pueden hacer de forma rutinaria como parte de un proceso de presupuesto anual, o se pueden solicitar según sea necesario para las necesidades de planificación del proyecto.
Necesario
Los procesos de presupuestos liderados por grupos deben tener un presupuesto fundacional como punto de partida. El presupuesto ad-hoc se puede usar para ayudar a los miembros del comité de presupuesto a prepararse para las reuniones y discutir temas con sus respectivos departamentos. Los presupuestos deben estar disponibles para definir las entradas, salidas y categorías requeridas que deben estar presentes en el presupuesto final. Las universidades, las organizaciones sin fines de lucro y las agencias gubernamentales suelen tener reglas que deben cumplir todos los presupuestos, incluidos los presupuestos ad hoc.
Elementos
Los presupuestos ad hoc describen los costos fijos, los costos de capital y los costos variables. Estos elementos de costo se dividen en categorías. Los ingresos y todas las fuentes de ingresos también se presentan por categoría. El ingreso es una proyección del ingreso entrante que se calcula a partir del historial de ingreso anterior. El método de cálculo y las suposiciones a menudo se incluyen en un presupuesto ad hoc para ayudar a los miembros del comité a comprender las fortalezas y debilidades del presupuesto.
Periodo de tiempo
Se puede redactar un presupuesto ad hoc para cualquier período de tiempo, pero esto generalmente está determinado por la función que cumple. Los plazos de presupuesto comunes incluyen un año fiscal para una organización y un cronograma basado en proyectos para proyectos especiales.
Documentación
Un presupuesto ad hoc necesita documentación de respaldo para fórmulas no estándar y cualquier suposición utilizada para calcular los totales financieros presentados. La documentación es esencial durante las revisiones del presupuesto para ayudar a responder preguntas y profundizar en categorías específicas para una revisión adicional.
