Los sistemas de comunicación eficaces son una parte integral de un negocio exitoso. Para seguir siendo competitivos y productivos, una empresa debe desarrollar un enfoque organizado y eficiente para corresponder y comunicarse con sus propios empleados, así como con clientes, proveedores y otros profesionales. Afortunadamente, la comunicación empresarial ha evolucionado a lo largo del tiempo e incluye diversos tipos de mensajes comerciales, que van desde los simples y probados hasta los más sofisticados tecnológicamente.
Mensajes telefónicos de negocios
Si su empresa tiene más de una persona, finalmente tendrá que decidir la mejor manera de grabar y distribuir los mensajes telefónicos entrantes. Algunas empresas emplean a alguien para filtrar las llamadas telefónicas, escribir los mensajes de las personas que llaman y distribuirlos a los empleados para los cuales están destinados. Otras empresas utilizan un sistema de correo de voz automatizado donde las personas que llaman dejan sus mensajes como grabaciones de voz. Con el correo de voz, cada empleado es responsable de mantener un registro de sus propios mensajes. Algunas empresas más pequeñas solo configuran buzones de correo de voz para los departamentos separados de la compañía, en lugar de empleados individuales.
Memos de oficina
Los memorandos (memorandums) son un tipo de correspondencia que los empleados pueden usar para comunicarse dentro de su propio departamento o entre departamentos de la misma compañía. Los memos suelen ser breves en su naturaleza y no tienen el formato formal de la correspondencia comercial externa escrita. Sin embargo, los memos tienen un formato y una estructura general. Cada negocio da formato a los memos según sus propias preferencias, pero en general, los memos muestran el destinatario, el remitente y el asunto en la parte superior, a veces en negrita. El cuerpo del mensaje se encuentra debajo de esta información en tipografía ordinaria. Los empleados pueden entregar notas en persona o usar la distribución de correo entre oficinas de la compañía. Dentro de algunas profesiones, tales como los campos legales y de atención médica, las personas usan memos para enviar mensajes breves a otros profesionales y, en algunos casos, a clientes. Las personas pueden enviar este tipo de notas por correo, por correo electrónico y por fax.
email de negocios
Hoy en día, muchas empresas utilizan la correspondencia por correo electrónico como una forma de comunicarse dentro de la empresa, así como con los clientes, proveedores y otras empresas. Si la empresa tiene un sitio web, los empleados pueden tener direcciones de correo electrónico con el nombre de dominio de la empresa, como "[email protected]". La correspondencia por correo electrónico tiende a ser menos formal que la correspondencia manuscrita, un hecho que tiene sus ventajas y desventajas. Muchas empresas que permiten que sus empleados utilicen las direcciones de correo electrónico de la empresa encuentran útil establecer un estándar uniforme para el correo electrónico de la empresa. Las empresas pueden limitar el uso de los empleados solo para fines comerciales y regular estrictamente los tipos de archivos adjuntos de correo electrónico que un empleado puede descargar. Si la empresa tiene un acuerdo de confidencialidad con sus empleados, este acuerdo probablemente se extenderá al uso que los empleados hagan de la correspondencia por correo electrónico de la empresa. Una empresa está bien dentro de sus derechos para exigir que un empleado represente a la empresa de forma positiva mientras se corresponde con una dirección de correo electrónico de la empresa. Algunas empresas pueden requerir que los empleados que usan un correo electrónico de la empresa agreguen firmas automáticas de correo electrónico a su correo electrónico. Esta firma puede incluir el nombre completo y el título del empleado en la empresa, así como el nombre de la empresa, el número de teléfono, el sitio web y otra información pertinente.
Correspondencia de negocios
La correspondencia profesional de negocios tiene una larga y formal historia. Las empresas a menudo encargan un diseño de membrete en el que se imprime toda la correspondencia comercial. El diseño del membrete puede incorporar el logotipo de la empresa, así como información general de contacto, como la dirección postal, los números de teléfono y fax y la dirección del sitio web. Algunas compañías personalizan la plantilla de membrete principal para individuos dentro de la compañía, agregando extensiones personales y direcciones de correo electrónico individuales a la información de contacto. La correspondencia comercial escrita tiene una estructura formal. Aunque el formato exacto puede variar, en general, la fecha aparece en la parte superior de la carta, y el nombre completo, el título, la compañía y la dirección postal del destinatario se encuentran debajo de la fecha. No es necesario que agregue una línea de asunto o etiquetas de campo, como "Para:" junto al nombre y la dirección del destinatario. La correspondencia comercial escrita utiliza saludos iniciales, como "Estimado" al principio, seguido del nombre del destinatario, y saludos finales al final, como "Sinceramente", con el nombre del remitente debajo. El remitente puede querer firmar a mano la carta para darle un toque personal. Si alguien que no sea el remitente de la carta lo escribió o escribió, el mecanógrafo debe incluir las iniciales del remitente, dos puntos y sus propias iniciales debajo de la firma. Si la misma carta se envía a múltiples destinatarios, debe dirigirse al destinatario principal, luego todos los demás destinatarios deben anotarse en la parte inferior del correo electrónico junto a las letras "CC", que representan "copia en papel".
