En el mundo de hoy, puedes comunicarte profesionalmente usando varios métodos. Es importante conocer las reglas de correspondencia comercial adecuada para cartas, correos electrónicos y tarjetas de felicitación. Pequeños errores pueden marcar la diferencia entre impresionar a la persona que recibe su correspondencia y ofenderla. Además, es útil saber cuándo será suficiente un correo electrónico en lugar de una carta escrita a mano o una nota manuscrita.
Cartas Tradicionales
Imprima las letras tradicionales en papel con membrete con un papel más grueso o con textura. El membrete debe incluir el nombre, la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico del remitente. Si el membrete no está disponible o si la carta es personal, el título apropiado para la persona o personas que envían la carta debe aparecer en la esquina superior izquierda. Por ejemplo, si usted y su cónyuge envían una carta de queja a una empresa, incluya lo siguiente:
Sr. y Sra. John A. Doe 123 Main St. Anywhere, EE. UU. 555-555-5555 [email protected]
A continuación, indique el destinatario de su correspondencia y la dirección en el margen izquierdo. El nombre y la dirección deben ser formales, incluidos sus títulos y designaciones.
La fecha viene a continuación en el formato escrito, por ejemplo: 23 de junio de 2010. Bajo la fecha, incluya una línea que haga referencia al tema de la carta, usando el formulario "RE: (referencia)".
El saludo es el siguiente y debe reflejar su relación con la fiesta. Si está en el primer nombre, salude a ella con "Estimado" e incluya su nombre. Si la carta va a un departamento o un destinatario desconocido, use "Estimados señores" o "Estimado señor o señora:" o incluso "A quien corresponda".
Todas las cartas comerciales deben cerrar formalmente. La mejor opción para un final profesional es simplemente "Atentamente" o "Saludos cordiales". Evita los finales con volantes.
Notas manuscritas
Una nota manuscrita es apropiada en muchas situaciones de negocios, como agradecimientos, felicitaciones por logros tales como graduaciones, nacimientos familiares, promociones y condolencias.
El sobre debe incluir el nombre formal y la dirección del destinatario. Su dirección de retorno debe aparecer en la parte posterior del sobre, aunque puede ir en la esquina superior izquierda del frente.
La tarjeta debe incluir un saludo familiar basado en su relación. Si está en el primer nombre, utilice el nombre. Si no, elija un saludo respetuoso que se ajuste al sentimiento.
Mantenga el cuerpo de la nota corto y escriba o imprima cuidadosamente con tinta azul o negra. Si no tiene una letra decente, busque a alguien que la tenga.
Llegar al punto. Si está dando las gracias, elija una o dos frases que le recuerden al destinatario por qué le está agradeciendo, pero no se ponga demasiado detallado. Si está felicitando a alguien, incluya para qué y, si corresponde, cómo recibió la información. Si el compromiso de un cliente fue en el periódico, por ejemplo, corte el anuncio e inclúyalo con la tarjeta o refiérase a su nota.
Termina la nota con "Sinceramente". Firme la carta con su nombre y título formal si está menos familiarizado con el destinatario. Si está más familiarizado, su nombre es apropiado.
El correo electrónico presenta un nuevo tema de debate para los modales de comunicación empresarial. La primera regla es saber que su destinatario acepta o prefiere la correspondencia por correo electrónico.
Presentar un perfil de correo respetable. Su dirección y la línea de asunto deben ser identificables y reflejar su estado comercial o profesional. Por ejemplo, si está enviando un correo electrónico a los clientes, debe ser "[email protected]" en lugar de "[email protected]".
No hay necesidad de una dirección interna como con las letras tradicionales, así que comience con el saludo, que debe reflejar su relación con el destinatario y ser lo más formal posible. Un error común en el correo electrónico de negocios es la falta de un simple saludo, que le dice al destinatario que el correo electrónico está dirigido a él.
No use un correo electrónico para resolver un problema de negocios que se debe manejar en persona. Evite las confrontaciones de correo electrónico y recuerde que los correos electrónicos se conservan para siempre en los discos duros y servidores y se pueden usar en los tribunales.
Evite divagar en correos electrónicos de negocios. Si debe incluir muchos detalles, cree un documento para ellos y adjúntelo en lugar de ponerlos en el cuerpo del correo electrónico.
Evite los emoticonos, la jerga de la computadora, los signos de exclamación o los signos de interrogación más de una vez y las mayúsculas. Si tiene dudas sobre el contenido o el formato, intente imprimirlo en papel con membrete y evaluar su profesionalidad. Si no parece profesional en papel, no es profesional en un correo electrónico.
Haga el cierre profesional con "Gracias" o "Sinceramente". Su negocio y la información de contacto deben ir en su firma de correo electrónico. Una firma escaneada o formateada electrónicamente es aceptable. Si normalmente utiliza una cita, un eslogan u otra información, evalúe qué tan apropiado es para las situaciones de negocios.
