Para los nuevos propietarios de negocios, la administración de archivos de computadora es una tarea que a menudo se pospone o incluso se ignora. Sin embargo, la mayoría de las empresas trabajan, guardan, recuperan y almacenan gran cantidad de datos en forma de archivos informáticos. Si ese es el caso de su negocio, necesitará una estructura de archivos viable, un enfoque para nombrar archivos que sea fácil de entender y más. Un proceso sólido de creación, almacenamiento, organización y respaldo lo ayudará a escalar su negocio a medida que crece.
Consejos
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La administración de archivos de computadora es un proceso sólido de creación, almacenamiento, organización y respaldo para la información de su negocio que lo ayudará a escalar su negocio a medida que crece.
¿Por qué la gestión de archivos es fundamental para su negocio?
Si está lanzando un nuevo negocio, es tentador pasar por alto la administración de archivos. Es probable que no tenga tantos archivos de computadora para comenzar, y sin duda hay muchos otros asuntos urgentes que requieren su atención.
Sin embargo, tomarse el tiempo para establecer un sistema de gestión de archivos inteligente desde el principio paga dividendos en los próximos años. Un sistema escalable y organizado para archivos crecerá con su empresa, manteniendo sus archivos seguros y bien ordenados, incluso a medida que el número de esos archivos aumenta exponencialmente.
Alternativamente, posponer la administración de archivos crea un sistema desordenado e impracticable que cuesta tiempo y eficiencia. Adoptar un sistema adecuado en ese momento será extremadamente costoso y generalmente involucrará consultores de alto precio y equipo adicional.
Un sistema de gestión de archivos que es fácil de entender, fácil de utilizar y de expandir es un activo empresarial valioso.
Creando una Estructura de Archivos
La forma en que su empresa elija organizar los archivos de computadora tendrá un impacto en las funciones diarias, la gestión de proyectos y las relaciones con los clientes en los próximos años. Si no puede localizar y recuperar rápidamente el documento correcto, su empresa puede perder clientes o su reputación.
La mejor manera de organizar los archivos variará de una empresa a otra. Piense primero en cómo su empresa creará y trabajará con documentos antes de seleccionar un enfoque organizativo o jerárquico.
La estructura interna del archivo puede ser amplia y poco profunda o estrecha y profunda. El primer enfoque crea numerosas carpetas de nivel superior y menos subcarpetas. Esto puede resultar en que numerosos documentos se almacenen en varias carpetas. El segundo enfoque anida múltiples carpetas dentro de las carpetas principales. Las estructuras híbridas también se pueden crear para lograr un equilibrio entre estos dos tipos de jerarquías. La preferencia personal y la necesidad empresarial deben dictar el enfoque específico.
Con el aumento de los servicios de administración de archivos que ayudan a ubicar los archivos más fácilmente mediante la búsqueda, algunas personas y empresas han abandonado las carpetas de archivos por completo y vuelcan todos sus documentos en una carpeta principal. Esto es desaconsejable. Cualquier negocio creará más documentos en un año de los que pueden ser fácilmente gestionados por una estructura tan plana. Es importante crear algún tipo de estructura organizativa de archivos que ayude a clasificar sus archivos, lo que a su vez los hace más fáciles de localizar.
El sistema que elija implementar debe ser fácil de usar, seguro y confiable. Piense quién creará y trabajará con estos archivos y luego considere cómo sus necesidades de trabajo se pueden satisfacer mejor con una estructura de archivos.
Otro aspecto clave de la facilidad de uso es la accesibilidad. Si sus trabajadores de documentos primarios necesitan acceder a documentos en dispositivos móviles, es importante pensar cómo se enumerarán, accederán y trabajarán con esos documentos cuando establezca una política de administración de archivos. Además, querrá adoptar un enfoque de administración de archivos que mantenga los archivos sincronizados en todos los dispositivos.
Finalmente, incluya planes de copia de seguridad de archivos en su sistema de administración de archivos. Idealmente, debería crear múltiples copias de respaldo de sus archivos. Esas copias de seguridad deben almacenarse en varias computadoras, al menos una de las cuales no se encuentra en las instalaciones de su lugar de trabajo. Asegúrese de especificar quién hace las copias de seguridad, con qué frecuencia y con qué tecnología en el sistema de administración de archivos de su computadora.
Encontrar los archivos de computadora que necesita
Las convenciones de nomenclatura y la estructura de archivos deben ayudar a localizar y recuperar el documento correcto rápidamente cuando sea necesario. Los nombres de archivos que contienen series aleatorias de caracteres alfanuméricos, o incluso convenciones como "FECHA + NOMBRE DEL CLIENTE" pueden ser confusos y dificultar la recuperación.
Los nombres de los archivos deben tener sentido para todos los usuarios e identificar fácilmente el tipo, el propósito y el contenido básico de cada archivo.
Además de una convención de nombres de archivos consistente, considere agregar un sistema de administración de archivos. Este es un tipo de aplicación de computadora que ayuda a almacenar y organizar archivos. Puede ofrecer funciones que permitan el seguimiento del propietario y los usuarios subsiguientes, la fecha de creación y la última modificación y otros datos que pueden ayudarlo a trabajar y mantener sus archivos.
Los servicios de gestión de archivos como Dropbox y Google Drive pueden ayudarlo al proporcionar un diseño y una interfaz más fáciles de buscar. En lugar de recordar estructuras de archivos complicadas o convenciones de nomenclatura, simplemente puede buscar lo que necesita.
Poner por escrito la política de su empresa
Una vez que se decidan la estructura y las convenciones de nomenclatura, cree un documento borrador para su negocio que describa todas las especificaciones para trabajar con archivos de computadora que haya seleccionado. Incluso si usted es su único empleado, puede que no siempre sea así. Un documento formal que describa las políticas de administración de archivos de computadora lo ayudará si expande y contrata empleados en el futuro. También ayudará a su empresa a mantener un enfoque de administración de archivos consistente y garantizará la seguridad de sus archivos valiosos.
