Cualquier persona que gane más de $ 600 en un año calendario como contratista en lugar de como empleado debe completar un formulario W-9. Los voluntarios y aquellos que ganan menos de $ 600 están exentos de este requisito. El W-9 proporciona a las empresas la información que necesitan para informar adecuadamente los ingresos de un contratista en un formulario 1099.
Contratistas independientes y ayudantes de hogar
Un contratista independiente puede trabajar con usted durante años pero no ser un empleado formal. Muchos ayudantes del hogar, como jardineros, empleados de limpieza, obreros, y contratistas comerciales, como los contadores públicos y abogados, entran en esta categoría. El Servicio de Impuestos Internos (http://www.irs.gov/publications/p926/ar02.html) advierte que muchos ayudantes domésticos, especialmente niñeras o niñeras, en realidad se consideran empleados y deben pagar impuestos como tales.
La diferencia clave es que los contratistas independientes controlan cómo desempeñan sus funciones, mientras que los empleados tienen más de su trabajo dictado por el empleador. Por ejemplo, le dirá a su diseñador web lo que le gustaría que dijera su sitio web, pero ella decidirá cuándo trabajará en su proyecto y cómo lo abordará. Una niñera, por otro lado, debe trabajar horas fijas y realizar sus tareas de la manera prescrita por un empleador. En consecuencia, su diseñador web se considera un contratista independiente, pero la niñera se considera un empleado.
Freelancers
Los freelancers realizan proyectos a corto plazo para empleadores. Estas son las personas que hacen que un evento sea especial, como fotógrafos, catering o músicos, o que ayudan con un proyecto especial, por ejemplo, diseñadores web o programadores de computadoras. No son personas que se necesitan regularmente o para un proyecto a largo plazo. Solo necesita cobrar un W-9 para los freelancers a los que se les paga al menos $ 600. Es probable que deba solicitar uno a un fotógrafo de eventos (a menos que haya contratado a un fotógrafo a través de una compañía existente), pero no necesitará uno para el estudiante universitario al que pagó $ 100 para escribir su comunicado de prensa.
Consultores
Un consultor se especializa en responder una pregunta específica o en aconsejar a alguien sobre una situación. Esto podría ser un especialista en marketing o un diseñador de interiores. El consultor puede reunirse con un cliente una o varias veces para compartir conocimientos específicos sobre su área de especialización. Una tienda puede traer un consultor para ayudar a aumentar la retención de personal o para mejorar la rentabilidad. Una persona, por otro lado, podría contratar a un asesor financiero para ayudarlo a planificar una estrategia de inversión o un plan de jubilación. Es una buena idea obtener un W-9 de cualquier consultor que contrate.
Corporaciones & LLCs
Si necesita o no presentar un formulario 1099 y, por lo tanto, recopilar un formulario W-9, depende de cómo sus contratistas presenten sus impuestos. De acuerdo con el IRS, los contratistas corporativos no necesitan un W-9 porque no requieren un 1099. Por otra parte, los contratistas de compañías de responsabilidad limitada necesitarán un W-9 si se presentan como una sola entidad en lugar de como un sociedad. Si no está seguro, solicite un W-9. Si su contratista usa su número de Seguro Social o un número de identificación personal del empleador, debe usarlo para presentar un 1099. Si la LLC tiene su propio EIN, no necesitará usarlo.
