Los gerentes de proyecto usan herramientas para analizar pronósticos, presupuestos, estados de resultados y otros documentos financieros. Para maximizar la rentabilidad y el retorno de la inversión para proyectos, un gerente de proyecto requiere un conocimiento práctico de los conceptos básicos de finanzas y contabilidad. Usando herramientas como hojas de cálculo y calculadoras en línea, los gerentes de proyecto analizan la información financiera del proyecto, aplican los principios de contabilidad y administran los informes para garantizar que el proyecto se desarrolle sin problemas.
Análisis coste-beneficio
Los gerentes de proyecto realizan un análisis de costo-beneficio cuando necesitan tomar una decisión de proyecto. Por lo general, utilizando una herramienta de hoja de cálculo como Microsoft Excel, Google Spreadsheets o Quickbooks, analizan los costos asociados con una inversión determinada calculada en un período de tres años para generar un valor presente neto, recuperación y otras métricas necesarias para tomar una buena decisión financiera. Por ejemplo, un análisis de costo-beneficio para un proyecto de desarrollo de capacitación generalmente implica medir el costo de crear los materiales de capacitación y restar los ahorros generados por el personal que opera de manera más eficiente. Los análisis de costos y beneficios más complejos implican múltiples costos y numerosos beneficios.
Pronosticando
Los pronósticos de flujo de efectivo ayudan a los gerentes de proyectos a predecir si los ingresos cubrirán el costo de las operaciones. Los administradores de proyectos pueden descargar una plantilla de un sitio web, como el sitio web de plantillas de Microsoft Office, o desarrollar su propio formato. Luego, al ingresar los ingresos esperados y los gastos de cada mes y comparar los valores mediante fórmulas, el gerente del proyecto puede preparar un estado de cuenta para mostrar escenarios de perspectivas de flujo de efectivo optimistas o pesimistas. Normalmente, un pronóstico cubre uno o dos años. Los pronósticos de flujo de efectivo proporcionan una manera para que los gerentes de proyecto determinen si una actividad es una opción viable.
Punto de equilibrio de analisis
Los gerentes de proyecto completan un análisis de equilibrio para determinar el nivel de producción al cual el dinero generado por el producto o servicio producido por el proyecto es igual al costo de desarrollarlo. Por ejemplo, los administradores de proyectos utilizan herramientas en línea gratuitas, como el software Project.net, para mantener un panel de proyectos y garantizar que las tareas de los proyectos produzcan resultados que ayuden a administrar los proyectos.
Seguimiento del presupuesto
Los gerentes de proyecto utilizan un software de seguimiento de presupuesto, como el software Clarizen, para determinar si las inversiones del proyecto tienen sentido con el tiempo, después de comparar el valor monetario actual y futuro. Las herramientas de software permiten a los administradores de proyectos definir las tarifas por hora de los recursos, personalizar las tasas de facturación y analizar el uso de los recursos. Estas herramientas y técnicas ayudan a mantener el proyecto en marcha asegurando que los gastos, como consultoría especializada, licencias de software y costos de hardware, estén permitidos dentro de los fondos asignados.
