Las llamadas de conferencia son útiles para organizar una reunión con un grupo de personas en diferentes lugares que necesitan tomar decisiones. Un grupo de abogados puede necesitar reunirse y decidir una estrategia para el caso de su cliente, o un grupo de despedidas de solteros puede estar tratando de planear una lluvia de bodas. Una llamada de conferencia puede ayudar a un grupo de personas a tomar decisiones en minutos, lo que puede llevar días por correo electrónico y es imposible hacerlo en persona.
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Software de programación de reuniones
Identifique a las personas que necesita invitar a la llamada de conferencia. Luego prioriza la importancia de la asistencia de cada persona. Si hay tres o cuatro personas que llaman a su llamada de conferencia, dar prioridad a la lista de invitados puede no ser importante. Pero si está invitando a seis o más personas, es más probable que haya conflictos de programación. Asegúrese de que los tomadores de decisiones importantes puedan asistir.
Póngase en contacto con los asistentes importantes para identificar los conflictos de programación. Averigüe si y cuándo esas personas estarán fuera de la ciudad por un período prolongado de tiempo, en un avión y no estarán disponibles para llamar o no podrán asistir. Organice su reunión en torno a estos conflictos.
Envía una invitación a todos los asistentes. Utilice el correo electrónico, Evite u otro programa de software de invitación. Microsoft Outlook puede programar la reunión, enviar invitaciones y permitir que los invitados acepten o rechacen. Obtendrá rápidamente una idea general de quién puede asistir y quién no. Los invitados pueden tener sugerencias sobre los horarios que les funcionen mejor y también pueden enviarle elementos de la agenda en sus respuestas a la solicitud de reunión. Revisa tu invitación en función de los comentarios que recibas.
Programe su reunión utilizando un servicio de llamada. Hay varias compañías que se especializan en hospedar llamadas de conferencia, tales como FreeConference e InstantConference. Si su empresa a menudo programa llamadas en conferencia, averigüe si su empresa tiene un contrato con un servicio de llamada en particular.
Envíe la invitación finalizada a todos los asistentes. Envíe la invitación incluso a las personas que rechazaron la solicitud de reunión original, en caso de que más tarde estén disponibles. Asegúrese de incluir toda la información pertinente en la invitación, incluida la fecha y hora de la llamada, el código de país y el número de teléfono que los participantes deben usar, así como los códigos de participante necesarios. Incluya también su número de contacto para que los asistentes puedan contactarlo directamente si tienen problemas para marcar.
Consejos
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Si nunca ha utilizado un servicio de llamada de conferencia, pregunte acerca de la claridad de las llamadas y la facilidad de uso. Hay algunos servicios gratuitos y otros que cobran una tarifa. Compare los precios de los servicios basados en tarifas y decida cuál se ajusta mejor a las necesidades de su empresa.
