Las empresas a menudo reúnen equipos para lograr una tarea u objetivo específico. El proyecto avanza a través de varias etapas y el progreso se monitorea de manera continua. Los proyectos se guían a través de una serie de fases, desde la definición del proyecto hasta la evaluación del éxito del proyecto. La fase de definición o iniciación comienza el proceso, con los miembros del equipo identificados y un gerente de proyecto seleccionado. Durante la fase de planificación, se establecen objetivos y se asignan responsabilidades. El monitoreo ocurre durante la fase de ejecución, cuando se lleva a cabo el trabajo del proyecto. La fase final de la evaluación llega cuando el proyecto se completa y se realiza una evaluación para ver si se lograron los objetivos.
Información de Monitoreo
En la etapa de ejecución, cuando las tareas reales del proyecto están en progreso, es vital monitorear la información para mantener un registro de lo que se está logrando. El gerente del proyecto puede facilitar el proyecto comunicándose con los miembros del equipo y los clientes. A través del monitoreo práctico, el líder del equipo puede asegurarse de que los participantes individuales sigan el plan original para el proyecto y se mantengan enfocados en los objetivos predeterminados. El gerente del proyecto toma notas cuidadosas para seguir todos los aspectos del proyecto y abordar cualquier problema que surja.
Monitoreo del progreso
El administrador del proyecto ejecuta la supervisión de la gestión del tiempo para asegurarse de que se cumplan los plazos a medida que el proyecto avanza. Las hojas de tiempo se utilizan para monitorear el tiempo que los miembros del equipo dedican a las tareas dentro del proyecto. El líder del equipo puede identificar y resolver cualquier problema de administración de tiempo que surja.
Monitoreo del presupuesto
El gerente del proyecto ejecuta la gestión de costos para asegurarse de que el proyecto se encuentre dentro o por debajo del presupuesto. Los costos dentro del proyecto se identifican y los gastos se aprueban antes de que se realice una compra. El gerente del proyecto mantiene un registro central de todos los costos incurridos por el proyecto. Luego, puede determinar si los gastos se presupuestan adecuadamente y, de no ser así, otorgar una aprobación especial para los gastos necesarios.
Monitoreo de Calidad
Para monitorear la calidad de manera efectiva a medida que avanza el proyecto, el equipo y el gerente del proyecto deben establecer pautas de calidad antes de la fase de ejecución. Una vez que el líder del equipo sabe cómo se mide la calidad, puede tomar medidas para medir la calidad de la salida del equipo, identificar cualquier problema de calidad y realizar las mejoras necesarias.
