Las políticas y los procedimientos, cuando están escritos, brindan a los gerentes y empleados pautas para un tratamiento justo, uniforme, lógico y legal de todos en una organización o empresa. Las políticas establecen las reglas, y los procedimientos proporcionan formas en que se deben implementar las políticas.
Por qué se necesitan políticas y procedimientos
Las políticas y los procedimientos proporcionan la base para un comportamiento coherente independientemente del estado o la duración de la permanencia de las personas que los implementan. Ofrecen la oportunidad de respuestas más rápidas a preguntas o inquietudes sobre "qué hacer". Debido a que brindan una relativa uniformidad, hacen posible una mayor responsabilidad. Las políticas y procedimientos también ayudan a garantizar que las acciones sean legales y oportunas.
Plan de cinco pasos para crearlos
El primer paso requiere un estudio de las políticas y procedimientos pasados o presentes. Es aconsejable observar lo que otros están haciendo en esta área para ver qué puede faltar, especialmente si su organización o empresa difiere de manera significativa. Se debe entrevistar a quienes serán responsables de monitorear las políticas y procedimientos, y a las personas afectadas por ellos.
En el segundo paso, armados con los últimos datos, las políticas y procedimientos nuevos o revisados deben formularse y distribuirse. El tercer paso es la fase de implementación. Si se requiere la capacitación del personal, este es el momento de realizarla. Con el tiempo, el paso cuatro busca evaluar lo que se ha implementado para que se puedan hacer cambios, si es necesario.
El paso final, basado en las evaluaciones continuas de las políticas y procedimientos, y los cambios en el entorno, consiste en una actualización para que el proceso se mantenga actualizado. Nuevas leyes estatales o federales pueden ser aprobadas o nuevas regulaciones promulgadas.
Políticas y procedimientos de recursos humanos
El departamento de recursos humanos ocupa un lugar destacado en la lista para la implementación requerida. El reclutamiento, la contratación y el despido, la revisión del desempeño del personal, el tiempo y la asistencia, y las vacaciones son solo algunas de las áreas importantes que deben cubrirse. Seguramente se incluirán inquietudes de acoso sexual, consultores y beneficios complementarios.
Otras áreas que pueden requerir políticas y procedimientos
Los departamentos de nómina, contabilidad y finanzas requieren políticas y procedimientos. Inventario, suministro y compra; Ordenadores, intranet e internet; Servicio al cliente, seguridad de productos y retirada; seguridad, recuperación de desastres; y las ventas y el marketing son, sin duda, áreas adicionales que requieren políticas y procedimientos.
Encontrar ejemplos
Numerosas empresas comerciales y sin fines de lucro en Internet le ofrecen plantillas que tienen el lenguaje adecuado en muchas áreas. En lugar de reinventar la rueda, tiene sentido usar algo que ya está escrito como base para sus políticas y procedimientos. Esto le ahorra tiempo, aumenta la probabilidad de que se incluyan áreas importantes y ayuda a garantizar que se cumplan los requisitos legales.
Si puede obtener las políticas y los procedimientos de las organizaciones o empresas que participan en la misma empresa que la suya, esto sería útil.
Ninguna fuente debe considerarse totalmente relevante o confiable. Cuantos más ejemplos pueda encontrar, mejores serán sus políticas y procedimientos.
