El alquiler es un gasto común para un negocio. Hay varias formas de calcular el alquiler, según la configuración. En algunos casos, un negocio tendrá un acuerdo con un arrendador para el alquiler diferido, a menudo porque el arrendador ofreció uno o más meses gratuitos en los primeros días del arrendamiento del inquilino. Puede ver esto en la hoja de balance de la empresa como "pasivo de renta diferida", que es simplemente la forma en que el contador dividió los pagos en el transcurso de un cierto período para facilitar el presupuesto.
¿Qué es la responsabilidad del alquiler diferido?
Si firma un contrato de alquiler de un apartamento y el primer mes es gratuito, simplemente disfrutará de un mes sin pagar el alquiler. Pero no es tan fácil para un negocio, especialmente si ese alquiler gratuito se extiende por varios meses. Las empresas deben mostrar los gastos operativos mensuales por una variedad de razones. Para hacer esto más fácil, los contadores utilizan una obligación llamada renta diferida, donde toman el alquiler de un año completo y lo dividen por 12 para obtener un pago mensual del alquiler del balance.
Los contadores a veces se referirán a este tipo de contabilidad como contabilidad de línea recta, lo que simplemente significa que los gastos de alquiler se compensan en los términos del contrato de arrendamiento. Un concepto similar se aplica a la facturación del presupuesto que las empresas de servicios públicos ofrecen a sus clientes. En lugar de tener una factura que fluctúa de un mes a otro, puede optar por que su factura sea estimada y promediada en el transcurso de un año. Esto hace que sea más fácil alcanzar el presupuesto mensual de su hogar, ya que sabrá cuánto se destina a su factura eléctrica o de agua cada mes. El mismo principio se aplica a la presupuestación empresarial.
Renta diferida y pagos desiguales
Esta forma de contabilidad también se puede aplicar si una empresa trata con pagos mensuales desiguales. Es posible que, por ejemplo, el propietario le otorgue un descuento durante el mes de diciembre para justificar los días que su oficina permanecerá cerrada por los días festivos. Si su empresa debe desocupar el espacio por un período de tiempo debido a daños en la construcción o en el edificio, su propietario puede renunciar a su renta durante este período, lo que lo obligará a volver a calcular su presupuesto para el año.
Los gastos ocultos también pueden hacer que los pagos de alquiler sean desiguales, así como impredecibles. Desafortunadamente, esto puede hacer que el presupuesto sea el monto correcto para el alquiler, ya que los gastos, como las tarifas de mantenimiento de edificios, pueden fluctuar con el tiempo. Por esa razón, una empresa puede redondear esa cifra para asegurarse de que el presupuesto incluya cualquier cargo adicional que surja de un mes a otro.
El alquiler aumenta con el tiempo
Es posible que tenga un contrato de arrendamiento en el que sepa por adelantado que el alquiler aumentará en cierta cantidad. El primer año puede establecerse a una tasa, por ejemplo, un aumento del 5 por ciento una vez que llegue al final de ese período. Sin embargo, si su contrato de arrendamiento se extiende desde el 1 de agosto hasta el 31 de julio, pero su año fiscal es del 1 de enero al 31 de diciembre, enfrentará cinco meses de renta más alta, creando una disparidad. Al igual que lo haría si hubiera recibido meses gratis al inicio de su contrato de arrendamiento, deberá calcular el alquiler mensual en función del total de los pagos de alquiler de todo el año. Esto significa que al comienzo de cada año, deberá revisar detenidamente su contrato de arrendamiento para identificar cualquier posible aumento que pueda entrar en vigencia durante ese año, y luego presupuestar sus pagos mensuales en consecuencia.
¿Por qué las empresas utilizan la responsabilidad del alquiler diferido?
El presupuesto de una empresa muestra sus esfuerzos por mantenerse lo más efectivo posible durante todo el año. El balance general mostrará los activos, todo lo que el negocio posee desde su efectivo hasta su equipo e inventario, así como los pasivos, que incluyen los muchos gastos en que incurre un negocio en el curso de su actividad. El objetivo de cualquier empresa es demostrar que sus activos son lo suficientemente fuertes como para superar los muchos pasivos que naturalmente acumulará a medida que crezca.
Cuando la renta fluctúa de un mes a otro, puede ser difícil determinar con precisión cuáles son los pasivos mensuales de una empresa. Al anochecer, las cosas son más predecibles. Quizás aún más ventajoso es el hecho de que al alquilar en línea recta, las empresas pueden aprovechar los aplazamientos que reciben a lo largo del año. Entonces, si una empresa paga $ 1,000 al mes, pero recibe tres meses gratis al inicio, esa empresa podría deducir $ 3,000 del total y luego dividirlos durante ese primer año. Esto muestra un pasivo mensual por el alquiler que es significativamente menor de lo que hubiera sido sin ese descuento. Un negocio que busca financiamiento o que proporciona financiamiento a los accionistas podría salir más positivo gracias a este costo mensual más barato.
¿Qué es el cálculo del alquiler diferido?
El cálculo de la renta diferida requiere una fórmula bastante sencilla que se pueda aplicar todos los años. Cuando esté determinando el presupuesto del próximo año, simplemente explique todos los costos relacionados con el alquiler por los doce meses. Si su agente de arrendamiento no reúne todos los cargos adicionales en un solo pago de renta, súmelos también. Si tiene un contrato de alquiler neto, donde paga el alquiler, los impuestos a la propiedad y las primas de seguro, agregue todos esos impuestos y primas en sus pagos anuales. Entonces, si paga $ 1,000 por mes por el alquiler y $ 200 por mes por impuestos y seguro, multiplique $ 1,200 por 12 para obtener sus pagos anuales de alquiler de $ 14,400. Sin embargo, si su arrendador ofreció tres meses de alquiler gratis como incentivo de mudanza, deduzca $ 3,000 de ese total para obtener $ 11,400, luego divida esa cifra por 12, lo que eleva sus costos mensuales de alquiler, seguro e impuesto a la propiedad a $ 950. notable reducción de los $ 1,200 al mes.
Cómo funciona el alquiler diferido
Cuando el alquiler no se aplica por un período inicial de tiempo después de la mudanza, su equipo de contabilidad lo tratará como un crédito para fines de contabilidad. Entonces, si se muda el 1 de agosto y su renta es gratuita hasta el 1 de diciembre, sus contadores, en esencia, crearán una cuenta de responsabilidad y tratarán la renta impaga como un crédito en esa cuenta. Cuando llegue el 1 de diciembre y usted sea responsable del monto total, se aplicará parte de ese alquiler impago, junto con el dinero que calculó que pagará después del descuento.
Si su renta mensual es de $ 1,000 y la renta de los primeros tres meses es gratuita, su renta es de $ 12,000 para el año, pero reste $ 3,000, ya que los primeros tres meses son gratuitos. Según tus cálculos, estás pagando $ 12,000 menos $ 3,000 o $ 9,000, que dividido por 12 es solo $ 750 por mes. Pero su arrendador espera $ 1,000, no $ 750, por lo que los $ 250 adicionales provendrían de la cuenta de responsabilidad que su contador creó de nuevo el 1 de agosto. Recibirá $ 250 de esa cuenta cada mes durante tres meses, luego comenzará a pagar los $ 1,000 completos. de su presupuesto regular.
Servicio completo de arrendamientos brutos
Las fluctuaciones pueden realmente evitarse en la forma en que se negocia el arrendamiento. El tipo de arrendamiento más popular es el arrendamiento bruto de servicio completo, también denominado neto bruto o modificado modificado. Con este tipo de arrendamiento, el propietario y el arrendatario dividen los gastos operativos, que luego se incluyen en el costo de alquiler mensual. Esto hace que sea más fácil dar cuenta del alquiler a lo largo del plazo del arrendamiento, ya que no aumentará ni disminuirá a medida que cambien los gastos. Aún tendrá que dar cuenta de la renta diferida si le dan uno o dos meses gratis al inicio de su contrato de arrendamiento, pero una vez que esté asegurado en un contrato de arrendamiento, podrá contar con ese gasto mensual hasta el final del término, cuando la cantidad puede aumentar si su arrendador lo elige.
Una desventaja de un contrato de arrendamiento bruto de servicio completo es que si los costos operativos son más bajos que los calculados inicialmente, no obtendrá una reducción de su alquiler por eso. A menos que su agente de arrendamiento sea especialmente generoso, es probable que ni siquiera vea una caída en su costo de alquiler cuando llegue al final de su contrato de arrendamiento. Sin embargo, en el lado positivo, si los costos aumentan repentinamente a lo largo del año, la cantidad que está pagando no aumentará. Pero es probable que su arrendador mire lo que ha estado pagando y aumente la cantidad una vez que finalice el plazo del contrato.
Contabilización del alquiler diferido a corto y largo plazo
Agregando otro nivel a este es el hecho de que los aplazamientos de alquileres pueden clasificarse como a corto o largo plazo. En algunos casos, los contadores dividen los pagos de alquiler en gastos corrientes y no corrientes, ya que los montos de alquiler no corrientes no se utilizarán dentro del período presupuestario en cuestión. En otras palabras, todo lo que pagará el próximo año es el problema del próximo año y, por lo tanto, se lo clasifica como un gasto a largo plazo. Debido a esto, no incluirá el aumento de cinco años de la renta del próximo año cuando esté haciendo el presupuesto de este año, incluso si sabe que se avecina. En su lugar, divida los pagos de la renta en 12 meses basándose únicamente en lo que pagará por el término de su presupuesto.
Tratar con el aumento de las tasas
Lo mejor de monitorear de cerca los pagos de alquiler en su balance es que está vigilando de cerca los gastos. Los gastos del año base pueden engañarlo fácilmente ya que la mayoría de los contratos de arrendamiento se establecen a un precio determinado durante el primer año para ver si eso cubre todo. No es inusual que los inquilinos vean un aumento en el alquiler de espacio comercial en el segundo año, debido únicamente al hecho de que los gastos operativos del primer año fueron más altos que los planeados originalmente.
Si nota que el alquiler de su negocio aumenta significativamente con su contrato de arrendamiento de segundo año, pídale a su propietario que le muestre una copia de esos gastos operativos. Preferiblemente, obtendrá un desglose de todo lo que está pagando mensualmente dentro de ese pago de alquiler. Siempre tienes la libertad de llevar tu oficina a otra parte, pero mudarte puede ser costoso. Por esa razón, le beneficiará discutir con el propietario la posibilidad de negociar el aumento para que aún obtenga una buena tarifa.
Arrendamiento diferido y adquisiciones
En algún momento de la vida de una empresa, otra empresa puede realizar una oferta de compra. Si se acepta esa oferta, el equipo de contabilidad de la empresa adquirente querrá información financiera, ya que el comprador asume todos los activos y pasivos de la empresa que está adquiriendo. Cuando eso sucede, los montos de renta diferidos en el balance general pueden complicar las cosas, especialmente si los términos del contrato de arrendamiento significan que la renta aumentará en los próximos meses. Si ese aumento pone la renta por encima del precio de mercado, la empresa adquirente tiene un pasivo en sus manos.
Cuando tal responsabilidad aparece en el presupuesto, una empresa adquirente tiene que tomar una decisión, que a menudo se guía por el asesoramiento del equipo de contabilidad. En este caso, puede ser beneficioso trasladar las oficinas a una nueva ubicación, aunque le costará dinero mudarse. Lo mejor que puede hacer es determinar la tasa de mercado justa y realizar una comparación de costos, luego presentar la información a las partes apropiadas.
