No importa cuánto intente evitarlos, surgirán barreras de comunicación entre empleados, gerentes y clientes. Una falla en la comunicación puede causar retrasos innecesarios, frustración y pérdida de negocios. La buena noticia es que hay formas de superar las barreras de comunicación para que su negocio funcione sin problemas.
¿Qué son las barreras de comunicación en los negocios?
Las barreras de comunicación se pueden encontrar en todas partes en los negocios, desde la parte superior a la gerencia media, a las relaciones externas. Las interrupciones de la comunicación se producen organizativamente, como cuando los miembros del equipo están aislados, o individualmente, cuando una persona interpreta erróneamente o ignora lo que otra persona está diciendo. Pueden surgir de demasiadas distracciones en el trabajo o no tener suficiente claridad acerca de un proyecto. Algunos ejemplos de las barreras comunes de comunicación que puede ver en su negocio son:
- Distracción. Si no está presente en una conversación, es probable que se produzca una falta de comunicación. Ya sea por múltiples interrupciones, realizar múltiples tareas o apresurarse a su próxima reunión, distraerse es una barrera para la comunicación que puede causar muchos problemas. También es fácil de remediar si aprendes a concentrarte y estar presente en el momento.
- Administración deficiente. Cuando a los empleados no les gustan sus gerentes o sienten que no pueden hablar abiertamente con ellos, los canales de comunicación se cierran rápidamente. Los gerentes que no brindan comentarios, no escuchan los problemas, no pueden hablar abiertamente sobre negocios relevantes de la compañía o no hacen preguntas a su personal, crean barreras para la comunicación que no necesitan existir.
- Falta de conversacion Por supuesto, la mejor manera de comunicarse es tener una conversación. En estos días, sin embargo, es más probable que las personas envíen mensajes de texto o correos electrónicos cuando tienen un problema que discutir. Este tipo de conversación unilateral a menudo conduce a malentendidos y frustración innecesarios, y puede ser una pérdida de tiempo. Un problema que se puede manejar en una conversación directa, de 15 minutos, cara a cara, se convierte en un intercambio de palabras que no tiene resolución y que provoca ansiedad durante todo el día.
- Las barreras físicas. Cuando la administración se aísla en un piso diferente del edificio del resto de la fuerza laboral o los equipos de trabajo se asignan a oficinas separadas, se crean barreras físicas que conducen a una comunicación deficiente.
- Diferencias de personalidad. Es probable que tengas varios tipos de personalidades flotando alrededor de tu negocio. También es muy probable que algunas de esas personalidades simplemente no encajen y tengan diferentes estilos de comunicación, lo que lleva a malentendidos, estereotipos y silencio.
- Falta de claridad. Al tratar con las partes interesadas, los clientes y el personal, es importante tener políticas claras de la compañía. No hacerlo a menudo crea confusión y frustración que hace que las personas no quieran hacer negocios con usted.
Si se toma un tiempo para evaluar su lugar de trabajo para aprender cómo se comunican las personas, es probable que encuentre estos y otros ejemplos comunes de barreras a la comunicación. Algunos pueden resolverse más rápidamente que otros, pero todos requieren la participación voluntaria y buenas habilidades de comunicación de su equipo.
Ejemplos de barreras de comunicación
No todas las barreras a la comunicación son obvias. Puede parecer que estás conversando y siendo productivo, pero no es hasta más tarde que te das cuenta de que en realidad no se logró nada. Así es como una reunión de equipo con un gerente puede estar llena de barreras de comunicación:
El equipo se reúne a las 10:00 a.m. con el gerente para repasar un próximo evento de redes. Los miembros del equipo llegan puntualmente, pero el gerente está teniendo una conversación telefónica. Todos se sientan incómodos en la sala, sin saber cuándo terminará la conversación y cuándo comenzará realmente la reunión.
Diez minutos más tarde, el gerente enfoca su atención en las personas que están en la sala y solicita una agenda para la reunión. Nadie tiene uno, así que alguien se apresura a escribir uno rápidamente. Mientras lo hace, el gerente se distrae con otra llamada telefónica, una que requiere que salga de la oficina en 15 minutos para reunirse con alguien fuera del lugar. Esto se traduce en una reunión apresurada en la que las personas no hacen muchas preguntas porque quieren cubrir la mayor cantidad de material posible en el tiempo limitado disponible.
Una vez que termina la reunión y todos regresan a sus oficinas, el equipo puede darse cuenta de algunas cosas: no cubrieron algunos elementos importantes que debían ser discutidos, se sintieron apresurados e ignorados por el gerente al tratar de discutir lo que cubrieron y no están más avanzados en su planificación para el próximo evento de redes que antes de la reunión. Las barreras a la comunicación resultaron en una pérdida de tiempo y una falta de productividad para todos los involucrados.
Otras barreras para la comunicación son evidentes, como el miembro del equipo que no cumple con su fecha límite de asignación sin darle una razón o el gerente que se desconecta y juega con su teléfono cada vez que intenta mantener una conversación. Puede ser la burocracia organizativa que evita que las nuevas ideas lleguen realmente a buen término o la falta de socialización dentro de la oficina entre trabajadores de diferentes niveles en el negocio.
Problemas de comunicación externa
Si está en un negocio que atiende a clientes, las comunicaciones externas son igual de importantes. Por ejemplo, si no anuncia claramente cuánto tiempo están en vigencia los precios de venta, puede terminar con clientes iracundos que insisten en que solo pagan lo que el precio de venta es un mes más tarde. Si proporciona información de servicio al cliente en su sitio web pero no tiene una forma directa de ponerse en contacto con su departamento de servicio al cliente, puede terminar con quejas públicas en sus páginas de redes sociales en lugar de una queja que podría haberse manejado de manera rápida y privada.
No importa si las barreras a la comunicación son obvias o sutiles, no hacen nada para ayudar a que una empresa tenga éxito. De hecho, pueden terminar causando muchos más problemas de los que usted anticipa.
Desventajas de las barreras de comunicación
Puede pensar que no necesita gastar tiempo trabajando en la comunicación en su empresa, pero hay muchas consecuencias por ignorar los problemas de comunicación. Las barreras a la comunicación llevan a empleados y clientes frustrados que no sienten que se les escucha. Cuando eso sucede, el personal se vuelve menos motivado, lo que lleva a una falta de productividad, creatividad e innovación. La falta de comunicación efectiva con los clientes y los clientes puede incluso conducir a la pérdida de negocios.
Si los empleados no sienten que lo que dicen es importante o tiene algún impacto, pueden dejar de hablar por completo y no comunicarse cuando algo está mal o cuando se va a pasar un plazo. Esto se traduce en ineficiencias, errores y una cultura de empresa que fomenta el aislamiento en lugar del trabajo en equipo.
Cuando las personas no sienten que tienen canales abiertos para comunicarse, muchos se cierran y simplemente siguen los movimientos en su trabajo. Es probable que esto no sea lo que usted quiere que suceda en su empresa, por lo que es necesario priorizar una buena comunicación entre su personal y externamente con clientes, proveedores y clientes.
Cómo superar las barreras de comunicación
La mejor manera de superar las barreras de comunicación es prevenirlas en primer lugar. Esto se hace estableciendo una política claramente definida para su negocio que fomente la comunicación. Puede ser tan simple como establecer una reunión breve por la mañana para abordar problemas y proyectos o una jerarquía más compleja que establece con quién hablar cuando ocurre un problema. De esta manera, todos saben que tienen la oportunidad de ser escuchados.
Esta política de comunicación debe redactarse y revisarse con todas las nuevas contrataciones, así como revisarse y actualizarse periódicamente para reflejar la tecnología actual y las prácticas de la empresa. Si es necesario, la capacitación en habilidades de comunicación y sus políticas de comunicación específicas pueden ser útiles, especialmente para aquellos que no son los mejores comunicadores.
Incluso cuando las personas saben que tienen una oportunidad de ser escuchadas, es importante que los empleados participen activamente en la mejora de la comunicación en toda la empresa. Anime a su personal a:
- Hablar en persona Cuando sea posible, tener una conversación en persona. De esa manera no hay confusión sobre el tono o el significado. Si lo hay, se puede tratar de inmediato, eliminando las frustraciones y la falta de comunicación. Aliente al personal a levantar el teléfono y hablar si no pueden reunirse en persona, especialmente si el problema es complicado. Solo use el correo electrónico y el texto cuando sea un último recurso o para una pregunta rápida.
- Limite las distracciones. Las conversaciones requieren hablar y escuchar. Asegúrese de escuchar realmente limitando las interrupciones, bajando el teléfono y enfocándose en lo que la otra persona está diciendo. Esto ayudará a superar las barreras de comunicación y hará que la otra persona se sienta escuchada y valorada. Las distracciones deben limitarse ya sea en persona o por teléfono.
- Tener una política de puertas abiertas. Fomente una política de puertas abiertas para que las personas sepan que pueden hablar con los gerentes u otros equipos cuando lo necesiten. Esta política debe extenderse a las partes interesadas y los clientes, quienes deberían sentir que pueden comunicarse con una persona adecuada en su empresa en cualquier momento que tengan un problema o inquietud.
- Crear oportunidades sociales. Es más probable que las personas se involucren con personas que conocen. La creación de oportunidades sociales dentro de su empresa y eventos de redes para clientes externos puede ayudar a las personas a conocerse y abrir las líneas de comunicación. Una vez que las personas se hayan reunido y hayan tenido una conversación, probablemente se sentirán más cómodas hablando en el futuro.
- Mantenlo simple. Otra barrera común a la comunicación es tratar de causar una buena impresión. Ser uno mismo. Descarte la jerga o el vocabulario formal a cambio de historias personales y un lenguaje claro y conciso. Se amable, cálido y genuino. Si se trata de una relación profesional, mantenga sus límites sin dejar de ser sensible al tema en cuestión.
- Estar afirmando Es importante reconocer las experiencias de otras personas y responder en consecuencia. Observe el lenguaje corporal y las emociones, y escuche las palabras que se intercambian. Sea respetuoso con la información que reciba y con cualquier sentimiento que surja. Haga preguntas, sea positivo y brinde comentarios útiles y de apoyo cuando pueda.
- Considera la cultura. Sea consciente de las expresiones, los gestos y las creencias religiosas y políticas asociadas con diferentes culturas mientras conversa para que su mensaje no se malinterprete. También es importante verificar las generalizaciones y los estereotipos sobre los grupos culturales antes de saltar a conclusiones. La forma en que la gente piensa, reacciona y ve el mundo puede variar ampliamente debido a la cultura.
- Priorizar Céntrese solo en la información que desea transmitir en lugar de hacer un volcado de información. Demasiada información a la vez puede hacer que el oyente se sienta abrumado, lo que resulta en la inacción. Al presentar solo información relevante, usted comunica más claramente qué es importante y qué debe hacer el destinatario.
- Corrige tu lenguaje corporal. La comunicación no solo viene de las palabras. También viene de tu cuerpo. La manera en que se sienta y se mueve cuando conversa con alguien a menudo dice mucho más que lo que las palabras pueden hacer. Hacer contacto visual y utilizar gestos no verbales apropiados ayudan mucho. Evite parecer molesto, estresado o distraído para evitar que alguien quiera hablar con usted.
Con algunas políticas, capacitación y práctica claramente definidas, puede evitar que las barreras de comunicación ralenticen su negocio, lo que aumentará la eficiencia.
