La simplificación de políticas y procedimientos en un entorno empresarial puede ser un proceso difícil. Ya sea que la empresa sea una planta de fabricación o solo una pequeña oficina, se beneficiará enormemente de la simplificación de todas las políticas y procedimientos en los que se involucra la empresa. Este proyecto es difícil de administrar para una persona a gran escala. Dado que este proceso requiere el estudio de todos los niveles de la empresa, pueden pasar varios años antes de que la tarea se complete por completo.
Investigue todas las políticas y procedimientos que ocurren dentro de su compañía o la compañía para la que está trabajando. Tómese varios días para observar cada departamento de la empresa y las políticas y procedimientos que realizan cada día.
Tome nota de los procedimientos y políticas que son redundantes o que disminuyen la productividad de los empleados. Averigüe cuánto tiempo lleva obtener la aprobación para las tareas, junto con cualquier licencia, notarios o permisos de los tribunales.
Evaluar cada política y procedimiento para la rentabilidad, eficiencia y necesidad.
Haga un nuevo plan de políticas y procedimientos que elimine cualquier tarea de administración, aprobación o papeleo innecesarios. Por ejemplo, los empleados pueden ingresar datos en una hoja de cálculo y enviarlos por correo electrónico en lugar de imprimir una copia impresa.
Tome nota de cualquier proceso duplicado que ocurra en la empresa, como la revisión de un proyecto por parte de varias personas diferentes. Elimina tantos pasos duplicados como sea posible. Por ejemplo, un proyecto que es revisado por varias personas puede necesitar solo una revisión calificada.
Pregunte a los empleados, gerentes e incluso a socios externos que trabajen con la compañía qué cambiarían acerca de las políticas y los procedimientos de esa compañía. Esto puede traer muchas políticas defectuosas a la luz y ayudar a que una empresa satisfaga todos los niveles.
Encuentre la forma más rápida y sencilla de completar tareas observando a varios empleados realizar la misma tarea. Una vez que descubra la forma ideal de realizar esa tarea, capacite a todos los demás empleados para que completen la tarea de esa manera.
Reparar y actualizar todos los equipos, maquinarias y computadoras de la empresa. Esto reducirá el tiempo improductivo y ayudará a acelerar el proceso final.
Inspeccionar todos los manuales y documentos de capacitación. Simplifique todos los idiomas y reduzca todas las partes innecesarias del manual para proporcionar un estándar claro y conciso para completar tareas.
Reúna todos los datos, luego cree una propuesta para eliminar políticas y procedimientos innecesarios. Presente los datos a los propietarios de la empresa para que puedan determinar qué cambios implementar.
