Las políticas y los procedimientos son importantes para un negocio porque, tal como lo explica el Departamento de Salud y Familias de Australia, definen cómo se supone que opera un negocio e identifican el punto de vista moral, ético y legal del negocio. Mejorar las políticas y los procedimientos puede fortalecer la productividad y las relaciones internas y externas de una empresa. Esto, a su vez, puede traducirse en mejores ingresos y en el éxito del negocio en general.
Identificar los objetivos del negocio. Todo en las políticas y procedimientos debe reflejar estos objetivos.
Revise las políticas y procedimientos actuales para averiguar si están actualizados y cumplen con los objetivos de la empresa.
Lleve a cabo reuniones formales e informales de empleados, entrevistas y encuestas para obtener información sobre lo que los empleados creen que debe incluirse en las políticas y procedimientos. Es posible que la administración tenga opiniones diferentes sobre lo que es importante para las políticas y los procedimientos. La inclusión de puntos de vista de los empleados elimina el riesgo de tener políticas y procedimientos que no satisfacen las necesidades de los empleados.
Investigar las leyes que son aplicables a las operaciones comerciales. Estas leyes pueden cambiar con el tiempo. El manual actual de políticas y procedimientos debe reflejar la versión actual de las leyes y definir claramente cómo esas leyes impactan los protocolos.
Divida las políticas y procedimientos en dos secciones. La primera sección debe describir los protocolos que se aplican a todos los empleados. La segunda sección debe subdividirse por departamento y detallar las regulaciones que se aplican a cada sección de la empresa. Esto permite a los empleados encontrar datos que pertenecen a su trabajo muy rápidamente.
Elija un formato para las políticas y procedimientos revisados que sea conciso y no deje a los lectores volteando todo el manual.
Desarrolla y completa el esquema para cada sección. Pregúntese si las descripciones de servicios y trabajos son claras y haga que un comité las revise para identificar áreas de ambigüedad.
Revise las políticas y procedimientos para las 7 Cs. Como lo describe Chris Anderson de work.com, las 7 C incluyen el contexto (las inclusiones son relevantes), la coherencia (los términos se usan de la misma manera en todo el proceso), la integridad (sin brechas de información), el control (los términos detallan los objetivos y la autoridad de la compañía), el cumplimiento (los términos muestran cómo cumplir con las reglas y las penalizaciones), corrección (sin errores tipográficos, errores ortográficos o gramaticales) y claridad (sin ambigüedad).
Haga que las políticas y procedimientos sean revisados por expertos externos a la empresa. Por ejemplo, un abogado puede examinar las políticas y procedimientos para asegurarse de que no contengan lagunas legales o responsabilidades.
Consejos
-
Tenga en cuenta los diferentes estilos de aprendizaje cuando construya las políticas y los procedimientos. Asegúrese de incluir gráficos y representaciones visuales para ayudar a aquellos que son más aprendices gráficos.
