Cuando los propietarios cambian de personal de la oficina, es útil informar a los inquilinos de esos cambios, especialmente del personal que interactúa con frecuencia con los inquilinos. Es fácil avisar a los inquilinos del personal y otros cambios significativos por carta.
Reúna una lista de los nombres y direcciones de todos los inquilinos que se verán afectados por el cambio. Por ejemplo, si alquila un espacio en varias ubicaciones y, por lo tanto, opera más de una oficina de alquiler, solo necesita comunicar el cambio a los inquilinos que se ocupan de la oficina de alquiler donde se está produciendo el cambio. Si tiene una sola oficina, por supuesto, avise a todos los inquilinos.
Prepare la carta en papel con membrete de la empresa para que sea "oficial" y fechela en la fecha en que anticipa que se distribuirán la mayoría de las cartas. Use la tecnología de correspondencia para personalizar cada letra, o puede usar un formato más general dirigiéndose a cada letra "Estimado arrendatario".
El contenido de la carta debe ser breve y profesional, y generalmente debe tomar dos párrafos de contenido, más un párrafo final. Reportar el cambio de personal en el primer párrafo. Si el nuevo empleado asumirá todos los deberes del empleado que se va, dígalo, mencionando los deberes: "Jennie Smith abandonará la firma el 12 de marzo y será reemplazada por Mary Jones, quien será responsable de las quejas de los inquilinos, el mantenimiento solicitudes, recogida de alquileres y responder a todas las preguntas relacionadas ".
Por otro lado, si los deberes que antes desempeñaba el empleado que se va a distribuir se distribuirán entre el personal existente y / o nuevo, deje eso claro en el primer párrafo; por ejemplo: "Jennie Smith dejará la empresa el 12 de marzo y será reemplazada por Mary Jones, quien será responsable de las quejas y solicitudes de mantenimiento de los inquilinos. Joe White asumirá la responsabilidad de cobrar los alquileres y responder a todas las preguntas relacionadas".
En el segundo párrafo, incluya todas las fechas pertinentes; en muchos casos, por ejemplo, un empleado se retira un viernes y el reemplazo se reporta el lunes siguiente. En otros casos, hay un corto período de superposición mientras que el empleado que sale se entrena con el nuevo. Cierre el segundo párrafo indicando que a partir de la fecha del cambio en el futuro, todas las preguntas, comentarios y problemas pertinentes deben dirigirse a las personas recientemente responsables de ellos, y nombre de nuevo. Por ejemplo, "a partir del 15 de marzo, envíe las quejas y solicitudes de mantenimiento a Mary Jones y comuníquese con Joe White para cualquier cosa que tenga que ver con el alquiler".
En el párrafo final, informe a los inquilinos que deben sentirse libres de contactarlo con cualquier inquietud, comentario o pregunta. Firme la letra "Atentamente", seguida de su nombre.
Consejos
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Los propietarios o su personal pueden entregar o enviar por correo este tipo de cartas; Alternativamente, se pueden distribuir con recibos de alquiler.
Resista la tentación de ser chummy y dé demasiada información, incluso cuando las cosas sean obvias. "Jennie Smith se va a tener un bebé" o "Jennie Smith se va a casar y se va de luna de miel, y luego se mudará del estado", ambos son ejemplos de dar demasiada información. Permita que Jennie comparta su información con quien elija y restrinja su carta a lo que sea necesario para los negocios.
