Los informes de estado del proyecto controlan los documentos para cualquier persona que intente administrar un proyecto, ya sea un trabajo de una sola persona o uno que involucre a cientos de personas en varias ubicaciones. El informe de estado del proyecto sirve como un resumen conciso del progreso de un proyecto, su fecha de finalización prevista y las acciones que se han tomado desde que se compiló el último informe de estado del proyecto. Ayuda a los gerentes a llevar a cabo las tareas e identificar los problemas con la suficiente antelación para generar soluciones significativas.
Resumen del proyecto
Un informe de estado del proyecto generalmente comienza con una breve descripción de los elementos importantes del proyecto. Este párrafo o bloque identifica el nombre del proyecto, la fecha del informe, quién es responsable del proyecto o su departamento de gestión y una declaración del objetivo del proyecto. También puede incluir información de contacto, como números de teléfono o direcciones de correo electrónico de los miembros clave del equipo del proyecto. Es poco probable que esta sección cambie mucho durante el curso del proyecto y, a menudo, se copia de un informe de estado a otro con solo la fecha de actualización.
Entregables
Una sección que describa los entregables del proyecto es clave para un informe de estado del proyecto. Esta sección debe enumerar los entregables y dar su estado actual en una palabra o dos. Por ejemplo, una hoja de proyecto de lanzamiento de producto podría tener resultados tales como publicidad impresa, fiesta de lanzamiento de proveedor, exhibición de stand de feria y creaciones de hoja de precios. Junto a cada entregable, el administrador del proyecto debe escribir cosas como "completo" o "pedido" o "en la impresora". Esto sirve como un resumen del proyecto con las tareas más detalladas enumeradas en la sección de línea de tiempo.
Líneas de tiempo
La línea de tiempo de la tarea es el elemento de un informe de estado del proyecto que a menudo recibe el mayor escrutinio. Esta sección debe detallar el trabajo que se completó desde el último informe de estado del proyecto, el trabajo que debe realizarse en el próximo período y las fechas en que se espera que se completen las tareas. Muchos informes de estado de proyecto presentan esto en una cuadrícula con fechas para la finalización prevista y la finalización real. Muchos gerentes de proyecto optan por codificar con colores esta sección con diferentes colores que representan tareas que están programadas, adelantadas a lo programado, retrasadas, programadas o en espera.
Notas, recomendaciones y explicaciones.
El informe de estado del proyecto también debe enumerar las banderas rojas, las solicitudes de cambio o los desafíos que enfrenta el proyecto. Este es un lugar para enumerar dónde podrían necesitarse recursos adicionales o donde las fechas de entrega cambiarán. Esta sección también puede informar cómo eventos inesperados han afectado el proyecto, como problemas de software, entrega tardía de un proveedor o suministros defectuosos. Algunos gerentes de proyecto separarán esta sección del informe y la incluirán en un documento discreto que adjuntarán al informe de estado del proyecto.
