Un informe de contacto documenta todos los temas tratados durante reuniones, llamadas de conferencia y llamadas telefónicas. Un ejemplo de un informe de contacto se usa durante la recaudación de fondos; resume los temas que un profesional de desarrollo de fondos discute con un posible donante. El informe lo ayuda a aclarar cualquier malentendido o pregunta sobre qué partes compartieron qué información. Escribir un informe de contacto puede parecer difícil e inútil, pero a la larga puede ahorrar tiempo y minimizar la frustración.
Pregunte a todos los nombres de todos en la reunión, llamada de conferencia o llamada telefónica. Anótelos en la parte superior de su documento, junto con la fecha y la hora en que comenzó y terminó la reunión.
Tome notas sobre todos los aspectos importantes de la reunión, llamada telefónica o llamada de conferencia.
Escriba su informe de contacto en referencia a las notas de su reunión. Incluya el nombre de la compañía y la persona que representa a la compañía, así como el nombre de la otra compañía o su representante.
Registre la fecha y los medios de contacto. En casos comerciales, documente los nombres de todos los empleados o personas que participaron en la reunión; Lo que pasó de importancia en la reunión; quien dijo que; qué información se discutió y qué se logró; el siguiente punto para hablar o si todo fue resuelto; y en el primer caso, la fecha de la próxima reunión.
Revise el informe de contacto y asegúrese de que no falta nada. Añadir cualquier detalle faltante.
Envíe el informe de contacto, ya sea por correo electrónico, fax o correo postal.
