Muchas empresas facilitan la productividad de sus empleados al emitir computadoras portátiles de propiedad de la empresa para uso individual. Los vendedores, técnicos de servicio y otros empleados que trabajan fuera del sitio se benefician particularmente de tener una computadora portátil para tomar pedidos y atender a los clientes. Desafortunadamente para los dueños de negocios, las computadoras portátiles también están sujetas a pérdidas, daños y robos. Para abordar estas inquietudes, las compañías realizan auditorías de computadoras portátiles para determinar exactamente cuántas computadoras portátiles poseen, quiénes las tienen y en qué condiciones se encuentran.
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Revise los registros de compras de su compañía para determinar cuántos computadores portátiles totales ha comprado y debería tener "a mano". Con cada registro de compra que encuentre, anote el fabricante del portátil, el número de modelo y, lo que es más importante, su número de serie.
Determine dónde se debe encontrar actualmente cada computadora portátil y qué computadora portátil se asignó a cada empleado (si es posible). Esto puede requerir que los empleados traigan sus computadoras portátiles para registrarse, especialmente si los registros no se guardaron al momento de la compra. El gerente de la oficina de una compañía o el gerente de TI también pueden ser un recurso invaluable para determinar la disposición de cada computadora portátil comprada por la compañía. Tenga en cuenta cualquier computadora portátil que haya sido puesta fuera de servicio a lo largo del tiempo.
Compare los números de serie de cada computadora portátil comprada (de los registros de compra) con los números de cada computadora portátil individual, de modo que cada una pueda ser rastreada a un empleado específico. Esto evita que las computadoras portátiles robadas o dañadas se intercambien por otras. También es importante realizar un seguimiento individual de cada computadora portátil para que pueda realizar un seguimiento de su vida útil.
Ejecute un programa de diagnóstico básico en computadoras portátiles mientras tenga cada uno físicamente disponible. Esto ayuda a garantizar que funcionen al máximo rendimiento. Los programas gratuitos como Glary Utilities, Advanced SystemCare Free y Everest Ultimate edition están disponibles para descargar en línea. Registre la fecha de las pruebas de diagnóstico para que el estado funcional de cada computadora portátil esté documentado en su auditoría.
Rastrear las computadoras portátiles que faltan al recrear una cadena de custodia. Algunas preguntas para hacer incluyen: ¿Quién lo firmó? ¿Quién fue el responsable de emitirlo? ¿A quién se emitió y lo recibieron? "Consulte la política de su empresa con respecto a las propiedades del lugar de trabajo para conocer los pasos en los que se encuentra que faltan o están dañadas las computadoras portátiles.
Indique a todos los empleados que reciben una computadora portátil que firmen una declaración de recibo.
