Escribir una carta comercial interna implica comprender a su audiencia y centrarse en un objetivo particular. No importa el tema, las consideraciones de audiencia y tono son cruciales para evitar conflictos, confusiones y desinformación. Para garantizar el éxito, siga una estructura, incluya todos los detalles necesarios y revise a fondo. A menudo puede ayudar a darse tiempo entre la redacción de la carta y la revisión final para mantener la objetividad y producir la pieza de escritura más eficaz. Por lo tanto, la planificación cuidadosa y la administración del tiempo son aspectos importantes del proceso de escritura.
Crear un saludo adecuado
Cree un saludo apropiado para abrir la carta con un tono apropiado. Use "Estimados", "Saludos" o "Buenos días / tardes" para abrir la carta y mostrar respeto y empatía hacia el lector. Por ejemplo: "Estimados colegas".
Crear una introducción. En la introducción, incluya información sobre el tema de la carta para que el lector entienda qué esperar. Su introducción podría verse así:
Muchos de ustedes se han estado preguntando cuándo terminará la construcción de nuestro nuevo estacionamiento. Me complace informarle que la construcción está programada para completarse en la primera semana de abril.
Escriba un párrafo de cuerpo efectivo y organícelo visualmente para mantener al lector involucrado.
El párrafo del cuerpo contiene la mayor cantidad de información, por lo que la organización es especialmente importante. Use viñetas, texto en negrita u otras técnicas para resaltar información crucial.
Cierre la carta con un final de buena voluntad. Esto implica establecer un tono adecuado con el lector agradeciéndoles su tiempo. También implica la inclusión de la información necesaria en caso de que el lector tenga más preguntas. Por ejemplo:
gracias por tu tiempo y paciencia. Si tiene más preguntas, no dude en ponerse en contacto con la administración en la dirección de correo electrónico que se indica a continuación.
Imprima la carta y corríjala en busca de errores. Encuentra faltas de ortografía, errores de puntuación o errores gramaticales. Use el diccionario y el diccionario de sinónimos para revisar las palabras incómodas o la voz pasiva, y para evitar la repetición.
Consejos
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Al escribir internamente, recuerde que cualquier persona de la compañía puede ver y leer su documento. Por lo tanto, mantenga la información equilibrada, objetiva, accesible y neutral de género.
Advertencia
Incluso si conoce bien a sus socios comerciales o colegas, evite un tono informal o coloquial en la escritura. Producir un documento con longevidad es importante en la comunicación escrita, y las palabras y frases casuales son fácilmente malinterpretadas.
