Las notas de débito y las facturas se utilizan en el proceso contable para ayudar a las empresas a realizar un seguimiento de las ventas. Mientras que las notas de débito tratan con cuentas por cobrar, las facturas se tratan principalmente de ventas completadas en las que el dinero ya ha cambiado de manos. Ya sea que se use una nota de débito o una factura, es importante que toda la información pertinente se incluya en el documento para que se pueda usar en el proceso contable en el futuro.
Nota de debito
Una nota de débito es un aviso que se envía a un cliente para avisarle de un monto vencido. Las empresas pueden usar una nota de débito como un precursor para enviar cuentas vencidas a cobros, como una alerta de que una cuenta está a punto de vencer, o para recordarle a un cliente un descuento por pago anticipado.
Factura
Las facturas se utilizan para registrar las transacciones de ventas. Por ejemplo, si una empresa está en una exposición o conferencia y realiza una venta, el comprador y la empresa reciben una copia de la factura para que ambas partes sepan qué se vendió, cuándo y por cuánto. Las facturas también se incluyen con los artículos de venta que se envían a los clientes.
Diferencias
Una nota de débito es información sobre una transacción pasada que permanece sin pagar, mientras que una factura registra una transacción de venta que se ha completado. Las notas de débito se basan en cuentas por cobrar, mientras que las facturas se utilizan para las ventas para las que ya se ha efectuado el pago.
Ejemplos de uso
Si la cuenta de un cliente está vencida, una empresa puede enviar una nota de débito al cliente para recordarle la supervisión de la cuenta. La nota debe incluir el artículo o artículos comprados, la fecha de la compra, el precio de compra, la fecha de vencimiento del pago original y cualquier cargo financiero que se haya aplicado a la cuenta vencida. Un ejemplo de una factura es cuando se realiza una venta y el cliente solicita un recibo detallado. La factura incluye el artículo comprado, el precio de venta, la fecha de la venta y el método de pago.
